23 KiB

Raw Blame History Unescape Escape

Siklus Data Science: Komunikasi


Siklus Data Science: Komunikasi - Sketchnote oleh @nitya

Kuis Pra-Pelajaran

Uji pengetahuanmu tentang materi yang akan dibahas dengan Kuis Pra-Pelajaran di atas!

Pendahuluan

Apa itu Komunikasi?

Mari kita mulai pelajaran ini dengan mendefinisikan apa arti komunikasi. Berkomunikasi berarti menyampaikan atau bertukar informasi. Informasi bisa berupa ide, pemikiran, perasaan, pesan, sinyal tersembunyi, data – apa saja yang ingin disampaikan oleh pengirim (seseorang yang mengirimkan informasi) kepada penerima (seseorang yang menerima informasi) untuk dipahami. Dalam pelajaran ini, kita akan merujuk pengirim sebagai komunikator, dan penerima sebagai audiens.

Komunikasi Data & Bercerita

Kita memahami bahwa tujuan komunikasi adalah menyampaikan atau bertukar informasi. Namun, saat berkomunikasi data, tujuanmu seharusnya bukan hanya menyampaikan angka kepada audiens. Tujuanmu adalah menyampaikan sebuah cerita yang didasarkan pada data – komunikasi data yang efektif dan bercerita saling berkaitan. Audiensmu lebih mungkin mengingat cerita yang kamu sampaikan daripada angka yang kamu berikan. Di bagian selanjutnya dari pelajaran ini, kita akan membahas beberapa cara untuk menggunakan bercerita agar dapat menyampaikan data dengan lebih efektif.

Jenis Komunikasi

Sepanjang pelajaran ini, kita akan membahas dua jenis komunikasi yang berbeda, yaitu Komunikasi Satu Arah dan Komunikasi Dua Arah.

Komunikasi satu arah terjadi ketika pengirim menyampaikan informasi kepada penerima tanpa adanya umpan balik atau tanggapan. Kita melihat contoh komunikasi satu arah setiap hari – dalam email massal, saat berita menyampaikan cerita terbaru, atau bahkan saat iklan televisi muncul dan memberi tahu mengapa produk mereka hebat. Dalam setiap contoh ini, pengirim tidak mencari pertukaran informasi. Mereka hanya ingin menyampaikan atau memberikan informasi.

Komunikasi dua arah terjadi ketika semua pihak yang terlibat bertindak sebagai pengirim dan penerima. Pengirim akan memulai dengan berkomunikasi kepada penerima, dan penerima akan memberikan umpan balik atau tanggapan. Komunikasi dua arah adalah apa yang biasanya kita pikirkan saat berbicara tentang komunikasi. Kita biasanya memikirkan orang-orang yang terlibat dalam percakapan – baik secara langsung, melalui panggilan telepon, media sosial, atau pesan teks.

Saat berkomunikasi data, ada situasi di mana kamu akan menggunakan komunikasi satu arah (misalnya saat presentasi di konferensi atau kepada kelompok besar di mana pertanyaan tidak akan diajukan langsung setelahnya) dan ada situasi di mana kamu akan menggunakan komunikasi dua arah (misalnya saat menggunakan data untuk meyakinkan beberapa pemangku kepentingan agar mendukung ide, atau untuk meyakinkan rekan kerja bahwa waktu dan usaha harus dihabiskan untuk membangun sesuatu yang baru).

Komunikasi yang Efektif

Tanggung Jawabmu sebagai Komunikator

Saat berkomunikasi, tugasmu adalah memastikan bahwa penerima memahami informasi yang ingin kamu sampaikan. Saat berkomunikasi data, kamu tidak hanya ingin penerima memahami angka, tetapi juga cerita yang didasarkan pada data tersebut. Komunikator data yang baik adalah seorang pendongeng yang baik.

Bagaimana cara bercerita dengan data? Ada banyak cara – tetapi di bawah ini ada 6 cara yang akan kita bahas dalam pelajaran ini.

Memahami Audiensmu, Media yang Digunakan, & Metode Komunikasi
Memulai dengan Tujuan Akhir
Mendekatinya Seperti Cerita Nyata
Menggunakan Kata & Frasa yang Bermakna
Menggunakan Emosi

Setiap strategi ini dijelaskan lebih rinci di bawah.

1. Memahami Audiensmu, Saluran yang Digunakan, & Metode Komunikasi

Cara kamu berkomunikasi dengan anggota keluarga mungkin berbeda dengan cara kamu berkomunikasi dengan teman-temanmu. Kamu mungkin menggunakan kata dan frasa yang berbeda yang lebih mudah dipahami oleh orang-orang yang kamu ajak bicara. Kamu harus mengambil pendekatan yang sama saat berkomunikasi data. Pikirkan siapa yang kamu ajak bicara. Pikirkan tujuan mereka dan konteks yang mereka miliki tentang situasi yang kamu jelaskan kepada mereka.

Kamu mungkin dapat mengelompokkan sebagian besar audiensmu ke dalam kategori tertentu. Dalam artikel Harvard Business Review, “How to Tell a Story with Data,” Jim Stikeleather, Strategis Eksekutif Dell, mengidentifikasi lima kategori audiens.

Pemula: pertama kali terpapar pada subjek, tetapi tidak ingin penjelasan yang terlalu sederhana
Umum: mengetahui topik, tetapi mencari pemahaman umum dan tema utama
Manajerial: pemahaman mendalam yang dapat ditindaklanjuti tentang detail dan hubungan dengan akses ke rincian
Ahli: lebih banyak eksplorasi dan penemuan serta lebih sedikit bercerita dengan detail yang mendalam
Eksekutif: hanya memiliki waktu untuk memahami signifikansi dan kesimpulan dari probabilitas yang berbobot

Kategori-kategori ini dapat membantu cara kamu menyajikan data kepada audiensmu.

Selain memikirkan kategori audiensmu, kamu juga harus mempertimbangkan saluran yang kamu gunakan untuk berkomunikasi dengan audiensmu. Pendekatanmu harus sedikit berbeda jika kamu menulis memo atau email dibandingkan dengan mengadakan rapat atau presentasi di konferensi.

Selain memahami audiensmu, mengetahui bagaimana kamu akan berkomunikasi dengan mereka (menggunakan komunikasi satu arah atau dua arah) juga sangat penting.

Jika kamu berkomunikasi dengan mayoritas audiens Pemula dan menggunakan komunikasi satu arah, kamu harus terlebih dahulu mendidik audiens dan memberikan konteks yang tepat. Kemudian kamu harus menyajikan data kepada mereka dan menjelaskan apa arti data tersebut dan mengapa data tersebut penting. Dalam kasus ini, kamu mungkin ingin sangat fokus pada kejelasan, karena audiensmu tidak akan dapat mengajukan pertanyaan langsung.

Jika kamu berkomunikasi dengan mayoritas audiens Manajerial dan menggunakan komunikasi dua arah, kamu mungkin tidak perlu mendidik audiensmu atau memberikan banyak konteks. Kamu mungkin dapat langsung membahas data yang telah kamu kumpulkan dan mengapa data tersebut penting. Namun, dalam skenario ini, kamu harus fokus pada pengaturan waktu dan mengontrol presentasimu. Saat menggunakan komunikasi dua arah (terutama dengan audiens Manajerial yang mencari "pemahaman mendalam yang dapat ditindaklanjuti tentang detail dan hubungan"), pertanyaan mungkin muncul selama interaksi yang dapat membawa diskusi ke arah yang tidak terkait dengan cerita yang ingin kamu sampaikan. Ketika ini terjadi, kamu dapat mengambil tindakan dan mengarahkan diskusi kembali ke cerita yang kamu sampaikan.

2. Memulai dengan Tujuan Akhir

Memulai dengan tujuan akhir berarti memahami hasil yang ingin kamu capai untuk audiensmu sebelum kamu mulai berkomunikasi dengan mereka. Memikirkan dengan cermat apa yang ingin audiensmu pahami sebelumnya dapat membantu kamu menyusun cerita yang dapat diikuti oleh audiensmu. Memulai dengan tujuan akhir cocok untuk komunikasi satu arah maupun dua arah.

Bagaimana cara memulai dengan tujuan akhir? Sebelum berkomunikasi data, tuliskan poin-poin utama yang ingin kamu sampaikan. Kemudian, setiap langkah saat kamu mempersiapkan cerita yang ingin kamu sampaikan dengan data, tanyakan pada dirimu sendiri, "Bagaimana ini terintegrasi ke dalam cerita yang saya sampaikan?"

Perlu Diingat – Meskipun memulai dengan tujuan akhir adalah ideal, kamu tidak ingin hanya menyampaikan data yang mendukung hasil yang kamu inginkan. Melakukan hal ini disebut Cherry-Picking, yaitu ketika seorang komunikator hanya menyampaikan data yang mendukung argumen mereka dan mengabaikan data lainnya.

Jika semua data yang kamu kumpulkan jelas mendukung hasil yang kamu inginkan, bagus. Tetapi jika ada data yang kamu kumpulkan yang tidak mendukung hasil tersebut, atau bahkan mendukung argumen yang berlawanan, kamu juga harus menyampaikan data tersebut. Jika ini terjadi, jujurlah kepada audiensmu dan beri tahu mereka mengapa kamu memilih untuk tetap pada cerita meskipun semua data tidak sepenuhnya mendukungnya.

3. Mendekatinya Seperti Cerita Nyata

Cerita tradisional terjadi dalam 5 fase. Kamu mungkin pernah mendengar fase-fase ini disebut sebagai Eksposisi, Aksi Meningkat, Klimaks, Aksi Menurun, dan Penutup. Atau yang lebih mudah diingat: Konteks, Konflik, Klimaks, Penutupan, Kesimpulan. Saat berkomunikasi data dan cerita, kamu dapat mengambil pendekatan serupa.

Kamu dapat memulai dengan konteks, menetapkan latar belakang, dan memastikan audiensmu berada di halaman yang sama. Kemudian perkenalkan konflik. Mengapa kamu perlu mengumpulkan data ini? Masalah apa yang ingin kamu selesaikan? Setelah itu, klimaks. Apa data tersebut? Apa arti data tersebut? Solusi apa yang data tersebut tunjukkan perlu dilakukan? Kemudian kamu sampai pada penutupan, di mana kamu dapat mengulang masalah dan solusi yang diusulkan. Terakhir, kita sampai pada kesimpulan, di mana kamu dapat merangkum poin-poin utama dan langkah-langkah berikutnya yang kamu rekomendasikan untuk tim.

4. Menggunakan Kata & Frasa yang Bermakna

Jika kita bekerja bersama pada sebuah produk, dan saya berkata kepadamu "Pengguna kita membutuhkan waktu lama untuk mendaftar di platform kita," berapa lama menurutmu "waktu lama" itu? Satu jam? Seminggu? Sulit untuk mengetahuinya. Bagaimana jika saya mengatakan itu kepada seluruh audiens? Setiap orang dalam audiens mungkin memiliki ide yang berbeda tentang berapa lama pengguna membutuhkan waktu untuk mendaftar di platform kita.

Sebaliknya, bagaimana jika saya berkata "Pengguna kita membutuhkan waktu rata-rata 3 menit untuk mendaftar dan bergabung di platform kita."

Pesan itu lebih jelas. Saat berkomunikasi data, mudah untuk berpikir bahwa semua orang dalam audiens berpikir seperti kamu. Tetapi itu tidak selalu terjadi. Menyampaikan kejelasan tentang data dan apa artinya adalah salah satu tanggung jawabmu sebagai komunikator. Jika data atau ceritamu tidak jelas, audiensmu akan kesulitan mengikuti, dan kemungkinan besar mereka tidak akan memahami poin-poin utama yang ingin kamu sampaikan.

Kamu dapat berkomunikasi data dengan lebih jelas saat menggunakan kata dan frasa yang bermakna, daripada yang samar. Di bawah ini adalah beberapa contohnya.

Kami memiliki tahun yang mengagumkan!
- Seseorang mungkin berpikir mengagumkan berarti peningkatan pendapatan 2% - 3%, dan orang lain mungkin berpikir itu berarti peningkatan 50% - 60%.
Tingkat keberhasilan pengguna kami meningkat secara dramatis.
- Seberapa besar peningkatan yang dianggap dramatis?
Proyek ini akan membutuhkan usaha yang signifikan.
- Seberapa besar usaha yang dianggap signifikan?

Menggunakan kata-kata yang samar bisa berguna sebagai pengantar untuk data yang lebih mendalam, atau sebagai ringkasan cerita yang baru saja kamu sampaikan. Tetapi pertimbangkan untuk memastikan bahwa setiap bagian dari presentasimu jelas bagi audiens.

5. Menggunakan Emosi

Emosi adalah kunci dalam bercerita. Ini bahkan lebih penting saat kamu bercerita dengan data. Saat kamu berkomunikasi data, semuanya berfokus pada poin-poin utama yang ingin audiensmu pahami. Ketika kamu membangkitkan emosi pada audiens, itu membantu mereka berempati dan membuat mereka lebih mungkin untuk mengambil tindakan. Emosi juga meningkatkan kemungkinan bahwa audiens akan mengingat pesanmu.

Kamu mungkin pernah mengalami ini sebelumnya dengan iklan TV. Beberapa iklan sangat serius dan menggunakan emosi sedih untuk terhubung dengan audiens dan membuat data yang mereka sampaikan benar-benar menonjol. Atau, beberapa iklan yang sangat ceria dan bahagia mungkin membuatmu mengasosiasikan data mereka dengan perasaan bahagia.

Bagaimana cara menggunakan emosi saat berkomunikasi data? Di bawah ini adalah beberapa cara.

Gunakan Testimoni dan Cerita Pribadi
- Saat mengumpulkan data, cobalah untuk mengumpulkan data kuantitatif dan kualitatif, dan integrasikan kedua jenis data tersebut saat berkomunikasi. Jika datamu terutama kuantitatif, cari cerita dari individu untuk mengetahui lebih banyak tentang pengalaman mereka dengan apa yang datamu sampaikan.
Gunakan Gambar
- Gambar membantu audiens melihat diri mereka dalam situasi tertentu. Saat kamu menggunakan gambar, kamu dapat mendorong audiens menuju emosi yang menurutmu mereka harus miliki tentang datamu.
Gunakan Warna
- Warna yang berbeda membangkitkan emosi yang berbeda. Warna populer dan emosi yang mereka bangkitkan adalah sebagai berikut. Perlu diingat, warna dapat memiliki arti yang berbeda dalam budaya yang berbeda.
  - Biru biasanya membangkitkan emosi damai dan kepercayaan
  - Hijau biasanya terkait dengan alam dan lingkungan
  - Merah biasanya membangkitkan gairah dan kegembiraan
  - Kuning biasanya optimisme dan kebahagiaan

Studi Kasus Komunikasi

Emerson adalah seorang Manajer Produk untuk aplikasi seluler. Emerson menyadari bahwa pelanggan mengajukan 42% lebih banyak keluhan dan laporan bug pada akhir pekan. Emerson juga menyadari bahwa pelanggan yang mengajukan keluhan yang tidak dijawab setelah 48 jam lebih mungkin 32% memberikan rating 1 atau 2 di toko aplikasi.

Setelah melakukan penelitian, Emerson memiliki beberapa solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Emerson mengatur rapat selama 30 menit dengan 3 pemimpin perusahaan untuk menyampaikan data dan solusi yang diusulkan.

Selama rapat ini, tujuan Emerson adalah agar para pemimpin perusahaan memahami bahwa 2 solusi di bawah ini dapat meningkatkan rating aplikasi, yang kemungkinan akan berujung pada peningkatan pendapatan.

Solusi 1. Mempekerjakan staf layanan pelanggan untuk bekerja pada akhir pekan

Solusi 2. Membeli sistem tiket layanan pelanggan baru di mana staf layanan pelanggan dapat dengan mudah mengidentifikasi keluhan mana yang telah berada dalam antrean paling lama – sehingga mereka dapat mengetahui mana yang harus segera ditangani. Dalam rapat, Emerson menghabiskan 5 menit menjelaskan mengapa memiliki peringkat rendah di app store berdampak buruk, 10 menit menjelaskan proses penelitian dan bagaimana tren diidentifikasi, 10 menit membahas beberapa keluhan pelanggan terbaru, dan 5 menit terakhir hanya sekilas membahas 2 solusi potensial.

Apakah ini cara yang efektif bagi Emerson untuk berkomunikasi selama rapat ini?

Selama rapat, salah satu pemimpin perusahaan terlalu fokus pada 10 menit pembahasan keluhan pelanggan yang disampaikan oleh Emerson. Setelah rapat, keluhan-keluhan ini adalah satu-satunya hal yang diingat oleh pemimpin tim tersebut. Pemimpin perusahaan lainnya lebih banyak memperhatikan penjelasan Emerson tentang proses penelitian. Pemimpin perusahaan ketiga memang mengingat solusi yang diusulkan oleh Emerson, tetapi tidak yakin bagaimana solusi tersebut dapat diimplementasikan.

Dalam situasi di atas, terlihat adanya kesenjangan yang signifikan antara apa yang ingin disampaikan Emerson kepada para pemimpin tim, dan apa yang akhirnya mereka tangkap dari rapat tersebut. Di bawah ini adalah pendekatan lain yang dapat dipertimbangkan oleh Emerson.

Bagaimana Emerson dapat meningkatkan pendekatan ini?
Konteks, Konflik, Klimaks, Penutupan, Kesimpulan
Konteks - Emerson dapat menghabiskan 5 menit pertama untuk memperkenalkan keseluruhan situasi dan memastikan bahwa para pemimpin tim memahami bagaimana masalah ini memengaruhi metrik yang penting bagi perusahaan, seperti pendapatan.

Ini dapat disampaikan seperti ini: "Saat ini, peringkat aplikasi kita di app store adalah 2,5. Peringkat di app store sangat penting untuk Optimasi App Store, yang memengaruhi seberapa banyak pengguna yang melihat aplikasi kita dalam pencarian, dan bagaimana aplikasi kita dipandang oleh calon pengguna. Dan tentu saja, jumlah pengguna yang kita miliki berhubungan langsung dengan pendapatan."

Konflik Emerson kemudian dapat melanjutkan dengan berbicara selama sekitar 5 menit tentang konflik.

Ini dapat disampaikan seperti ini: “Pengguna mengirimkan 42% lebih banyak keluhan dan laporan bug pada akhir pekan. Pelanggan yang mengirimkan keluhan yang tidak dijawab dalam waktu 48 jam memiliki kemungkinan 32% lebih kecil untuk memberikan peringkat di atas 2 di app store. Meningkatkan peringkat aplikasi kita di app store menjadi 4 akan meningkatkan visibilitas kita sebesar 20-30%, yang saya perkirakan akan meningkatkan pendapatan sebesar 10%." Tentu saja, Emerson harus siap untuk membenarkan angka-angka ini.

Klimaks Setelah memberikan dasar-dasar, Emerson kemudian dapat beralih ke Klimaks selama sekitar 5 menit.

Emerson dapat memperkenalkan solusi yang diusulkan, menjelaskan bagaimana solusi tersebut akan mengatasi masalah yang telah diuraikan, bagaimana solusi tersebut dapat diintegrasikan ke dalam alur kerja yang ada, berapa biaya solusi tersebut, apa ROI dari solusi tersebut, dan mungkin bahkan menunjukkan beberapa tangkapan layar atau wireframe tentang bagaimana solusi tersebut akan terlihat jika diimplementasikan. Emerson juga dapat membagikan testimoni dari pengguna yang keluhannya memakan waktu lebih dari 48 jam untuk ditangani, dan bahkan testimoni dari perwakilan layanan pelanggan saat ini di perusahaan yang memiliki komentar tentang sistem tiket yang ada.

Penutupan Sekarang Emerson dapat menghabiskan 5 menit untuk mengulang kembali masalah yang dihadapi perusahaan, meninjau kembali solusi yang diusulkan, dan mengulas mengapa solusi tersebut adalah yang terbaik.

Kesimpulan Karena ini adalah rapat dengan beberapa pemangku kepentingan di mana komunikasi dua arah akan digunakan, Emerson dapat merencanakan untuk menyisakan 10 menit untuk sesi tanya jawab, untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang membingungkan bagi para pemimpin tim dapat diklarifikasi sebelum rapat selesai.

Jika Emerson menggunakan pendekatan #2, kemungkinan besar para pemimpin tim akan menangkap dari rapat tersebut apa yang benar-benar ingin disampaikan oleh Emerson – bahwa cara menangani keluhan dan bug dapat ditingkatkan, dan ada 2 solusi yang dapat diterapkan untuk membuat peningkatan tersebut terjadi. Pendekatan ini akan jauh lebih efektif dalam menyampaikan data dan cerita yang ingin disampaikan oleh Emerson.

Kesimpulan

Ringkasan poin utama

Berkomunikasi berarti menyampaikan atau bertukar informasi.
Saat mengomunikasikan data, tujuan Anda seharusnya bukan hanya menyampaikan angka kepada audiens Anda. Tujuan Anda adalah menyampaikan sebuah cerita yang diinformasikan oleh data Anda.
Ada 2 jenis komunikasi, Komunikasi Satu Arah (informasi disampaikan tanpa niat untuk mendapatkan tanggapan) dan Komunikasi Dua Arah (informasi disampaikan bolak-balik).
Ada banyak strategi yang dapat Anda gunakan untuk menceritakan sebuah cerita dengan data Anda, 5 strategi yang telah kita bahas adalah:
- Pahami Audiens Anda, Media Anda, & Metode Komunikasi Anda
- Mulailah dengan Akhir dalam Pikiran
- Pendekatan Seperti Sebuah Cerita Nyata
- Gunakan Kata & Frasa yang Bermakna
- Gunakan Emosi

Sumber daya yang direkomendasikan untuk belajar mandiri

The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion

1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)

How to Tell a Story with Data (hbr.org)

Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)

6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)

How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog

6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights

The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency

Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)

Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)

Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide

How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint

Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)

The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)

Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)

Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)

Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology

Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science

1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)

Kuis setelah kuliah

Tinjau kembali apa yang baru saja Anda pelajari dengan Kuis Setelah Kuliah di atas!

Tugas

Market Research

Penafian:
Dokumen ini telah diterjemahkan menggunakan layanan penerjemahan AI Co-op Translator. Meskipun kami berupaya untuk memberikan hasil yang akurat, harap diperhatikan bahwa terjemahan otomatis mungkin mengandung kesalahan atau ketidakakuratan. Dokumen asli dalam bahasa aslinya harus dianggap sebagai sumber yang berwenang. Untuk informasi yang bersifat kritis, disarankan menggunakan jasa penerjemahan manusia profesional. Kami tidak bertanggung jawab atas kesalahpahaman atau penafsiran yang keliru yang timbul dari penggunaan terjemahan ini.

23 KiB Raw Blame History Unescape Escape