22 KiB
Adatelemzési életciklus: Kommunikáció
 |
|---|
| Adatelemzési életciklus: Kommunikáció - Sketchnote by @nitya |
Előadás előtti kvíz
Teszteld a tudásodat az előadás előtti kvízzel!
Bevezetés
Mi a kommunikáció?
Kezdjük az órát azzal, hogy meghatározzuk, mit jelent kommunikálni. Kommunikálni annyit jelent, mint információt közvetíteni vagy cserélni. Az információ lehet ötlet, gondolat, érzés, üzenet, rejtett jel, adat – bármi, amit egy küldő (az információt küldő személy) szeretne, hogy egy fogadó (az információt fogadó személy) megértsen. Ebben az órában a küldőket kommunikátornak, a fogadókat pedig közönségnek nevezzük.
Adatkommunikáció és történetmesélés
Amikor kommunikálunk, a cél az információ közvetítése vagy cseréje. Azonban amikor adatokat kommunikálunk, nem az a cél, hogy egyszerűen számokat adjunk át a közönségnek. A cél az, hogy egy történetet meséljünk el, amelyet az adatok támasztanak alá – az eredményes adatkommunikáció és történetmesélés kéz a kézben jár. A közönség sokkal valószínűbb, hogy emlékezni fog egy történetre, amit elmesélsz, mint egy számra, amit megosztasz. Később az órán áttekintünk néhány módszert, amelyekkel hatékonyabban tudod az adataidat történetként kommunikálni.
Kommunikáció típusai
Az órán két különböző kommunikációs típust fogunk megvitatni: egyirányú kommunikációt és kétirányú kommunikációt.
Egyirányú kommunikáció akkor történik, amikor a küldő információt küld a fogadónak anélkül, hogy visszajelzést vagy választ kapna. Az egyirányú kommunikáció példáit nap mint nap látjuk – tömeges e-mailekben, hírekben, amelyek a legfrissebb történeteket közvetítik, vagy akár televíziós reklámokban, amelyek arról tájékoztatnak, miért jó az adott termék. Ezekben az esetekben a küldő nem információcserét keres, hanem csak információt közvetít.
Kétirányú kommunikáció akkor történik, amikor minden érintett fél egyszerre küldőként és fogadóként működik. A küldő elkezdi a kommunikációt a fogadóval, aki visszajelzést vagy választ ad. A kétirányú kommunikáció az, amit hagyományosan kommunikációnak tekintünk. Általában emberek közötti beszélgetésre gondolunk – akár személyesen, akár telefonon, közösségi médián vagy üzenetben.
Amikor adatokat kommunikálsz, lesznek olyan esetek, amikor egyirányú kommunikációt használsz (például konferencián való előadáskor vagy nagy csoportnak, ahol közvetlen kérdések nem hangzanak el), és lesznek olyan esetek, amikor kétirányú kommunikációt alkalmazol (például amikor adatokat használsz, hogy meggyőzz néhány érintettet egy projekt támogatásáról, vagy hogy meggyőzz egy csapattagot egy új fejlesztés szükségességéről).
Hatékony kommunikáció
A kommunikátor felelősségei
Amikor kommunikálsz, a te feladatod biztosítani, hogy a fogadó(k) azt az információt vigyék magukkal, amit szeretnél, hogy megértsenek. Amikor adatokat kommunikálsz, nem csak azt szeretnéd, hogy a fogadók számokat vigyenek magukkal, hanem azt, hogy egy történetet vigyenek magukkal, amelyet az adatok támasztanak alá. Egy jó adatkommunikátor egyben jó történetmesélő is.
Hogyan mesélsz el egy történetet adatokkal? Végtelen módon – de az alábbiakban 6 stratégiát mutatunk be, amelyeket az órán tárgyalunk.
- Értsd meg a közönségedet, a csatornát és a kommunikációs módszert
- Kezzd a végcéllal
- Közelítsd meg úgy, mint egy valódi történetet
- Használj jelentőségteljes szavakat és kifejezéseket
- Használj érzelmeket
Az alábbiakban mindegyik stratégiát részletesebben kifejtjük.
1. Értsd meg a közönségedet, a csatornát és a kommunikációs módszert
Ahogyan valószínűleg másképp kommunikálsz a családtagjaiddal, mint a barátaiddal, úgy az adatkommunikációban is alkalmazkodnod kell a közönségedhez. Gondolj arra, kivel kommunikálsz. Gondolj az ő céljaikra és arra a kontextusra, amelyet az általad bemutatott helyzet kapcsán értenek.
A közönségedet valószínűleg kategóriákba tudod sorolni. A Harvard Business Review cikkében, “Hogyan mesélj el egy történetet adatokkal” Jim Stikeleather, a Dell stratégiai vezetője öt közönségkategóriát azonosít.
- Kezdő: első találkozás a témával, de nem szeretné, ha túlságosan leegyszerűsítenék
- Általános érdeklődő: tisztában van a témával, de áttekintést és főbb témákat keres
- Vezetői szintű: mélyebb, cselekvésre alkalmas megértés az összefüggésekről és részletekről
- Szakértő: inkább felfedezésre és részletekre vágyik, kevesebb történetmeséléssel
- Vezető: csak a jelentőséget és a valószínűségek következtetéseit szeretné megérteni
Ezek a kategóriák segíthetnek abban, hogyan mutasd be az adatokat a közönségednek.
A közönség kategóriáján túl figyelembe kell venned azt is, hogy milyen csatornán keresztül kommunikálsz velük. Más megközelítést igényel egy memo vagy e-mail írása, mint egy értekezlet vagy konferencia előadása.
Ezen felül fontos tudni, hogy egyirányú vagy kétirányú kommunikációt fogsz-e használni.
Ha egy többségében Kezdő közönséggel kommunikálsz egyirányú módon, először oktatnod kell a közönséget, és megfelelő kontextust kell biztosítanod. Ezután bemutathatod az adatokat, elmagyarázva, mit jelentenek és miért fontosak. Ebben az esetben a tisztaságra kell összpontosítanod, mivel a közönség nem tud közvetlen kérdéseket feltenni.
Ha egy többségében Vezetői szintű közönséggel kommunikálsz kétirányú módon, valószínűleg nem kell oktatnod a közönséget vagy sok kontextust biztosítanod. Azonnal belekezdhetsz az adatok bemutatásába és azok jelentőségének magyarázatába. Ebben a helyzetben azonban az időzítésre és az előadás irányítására kell összpontosítanod. Kétirányú kommunikáció során (különösen egy Vezetői szintű közönséggel, amely "cselekvésre alkalmas megértést keres az összefüggésekről és részletekről") kérdések merülhetnek fel, amelyek eltéríthetik a beszélgetést az általad elmesélni kívánt történettől. Ilyenkor lépéseket tehetsz, hogy visszatereld a beszélgetést a történetedhez.
2. Kezdd a végcéllal
A végcéllal való kezdés azt jelenti, hogy előre megérted, milyen tanulságokat szeretnél, hogy a közönséged levonjon, mielőtt elkezdenéd a kommunikációt. Ha előre átgondolod, mit szeretnél, hogy a közönséged megértsen, segíthet egy olyan történetet kialakítani, amelyet könnyen követhetnek. A végcéllal való kezdés egyaránt alkalmazható egyirányú és kétirányú kommunikáció esetén.
Hogyan kezdj a végcéllal? Mielőtt kommunikálnád az adataidat, írd le a kulcsfontosságú tanulságokat. Ezután minden lépésnél, amikor a történetet készíted, kérdezd meg magadtól: "Hogyan illeszkedik ez a történetbe, amit el akarok mesélni?"
Figyelj – bár a végcéllal való kezdés ideális, nem szabad csak azokat az adatokat kommunikálnod, amelyek támogatják a kívánt tanulságokat. Ez az úgynevezett "cseresznye-szedés", amikor a kommunikátor csak azokat az adatokat osztja meg, amelyek alátámasztják az állítását, és figyelmen kívül hagyja az összes többit.
Ha az összes összegyűjtött adat egyértelműen támogatja a kívánt tanulságokat, nagyszerű. De ha van olyan adat, amely nem támogatja a tanulságokat, vagy akár ellentmond azoknak, akkor azt is kommunikálnod kell. Ha ez történik, légy őszinte a közönségeddel, és magyarázd el, miért ragaszkodsz a történetedhez, még akkor is, ha nem minden adat támasztja alá.
3. Közelítsd meg úgy, mint egy valódi történetet
Egy hagyományos történet 5 fázisban zajlik. Ezeket a fázisokat talán úgy ismered, mint Expozíció, Emelkedő cselekmény, Tetőpont, Lezárás és Kifejlet. Vagy egyszerűbben: Kontextus, Konfliktus, Tetőpont, Lezárás, Következtetés. Amikor az adataidat és a történetedet kommunikálod, hasonló megközelítést alkalmazhatsz.
Kezdheted a kontextussal, megteremtheted az alapot, és biztosíthatod, hogy a közönséged ugyanazon az oldalon legyen. Ezután bemutathatod a konfliktust. Miért kellett összegyűjtened ezeket az adatokat? Milyen problémákat próbáltál megoldani? Ezután jön a tetőpont. Mik az adatok? Mit jelentenek az adatok? Milyen megoldásokat javasolnak az adatok? Ezután jön a lezárás, ahol újra hangsúlyozhatod a problémát és a javasolt megoldásokat. Végül elérkezünk a következtetéshez, ahol összefoglalhatod a kulcsfontosságú tanulságokat és a következő lépéseket, amelyeket a csapatnak javasolsz.
4. Használj jelentőségteljes szavakat és kifejezéseket
Ha azt mondanám neked, hogy "Felhasználóinknak sok időbe telik, hogy regisztráljanak a platformunkra," mennyi időt becsülnél "sok időnek"? Egy órát? Egy hetet? Nehéz megmondani. Mi lenne, ha ezt egy egész közönségnek mondanám? Mindenki másképp értelmezhetné, mennyi időbe telik a regisztráció.
Ehelyett, mi lenne, ha azt mondanám: "Felhasználóinknak átlagosan 3 percbe telik, hogy regisztráljanak és belépjenek a platformunkra."
Ez az üzenet sokkal egyértelműbb. Amikor adatokat kommunikálsz, könnyű azt gondolni, hogy a közönséged ugyanúgy gondolkodik, mint te. De ez nem mindig van így. Az adatok és azok jelentésének tisztázása az egyik felelősséged kommunikátorként. Ha az adatok vagy a történet nem egyértelműek, a közönséged nehezen fogja követni, és kevésbé valószínű, hogy megérti a kulcsfontosságú tanulságokat.
Az adatok egyértelműbb kommunikációját jelentőségteljes szavak és kifejezések használatával érheted el, ahelyett, hogy homályosakat használnál. Az alábbiakban néhány példa látható.
- Nagyszerű évünk volt!
- Egy ember gondolhatja, hogy a nagyszerű 2%-3%-os bevételnövekedést jelent, míg más 50%-60%-os növekedést.
- Felhasználóink sikerességi aránya drámaian nőtt.
- Mekkora növekedés számít drámainak?
- Ez a projekt jelentős erőfeszítést igényel.
- Mennyi erőfeszítés számít jelentősnek?
A homályos szavak hasznosak lehetnek az adatok bevezetéséhez vagy az elmondott történet összefoglalásához. De fontold meg, hogy minden része az előadásodnak egyértelmű legyen a közönséged számára.
5. Használj érzelmeket
Az érzelmek kulcsfontosságúak a történetmesélésben. Még fontosabbak, amikor adatokat mesélsz el. Amikor adatokat kommunikálsz, minden azokra a tanulságokra összpontosul, amelyeket szeretnél, hogy a közönséged levonjon. Az érzelmek kiváltása segít a közönségnek empátiát érezni, és növeli annak valószínűségét, hogy cselekedjenek. Az érzelmek emellett növelik annak esélyét, hogy a közönség emlékezzen az üzenetedre.
Ezt már tapasztalhattad televíziós reklámokban. Néhány reklám nagyon komor, és szomorú érzelmeket használ, hogy kapcsolatot teremtsen a közönséggel, és kiemelje az általuk bemutatott adatokat. Más reklámok vidámak és boldogak, és azt szeretnék, hogy az adataikat pozitív érzésekkel társítsd.
Hogyan használj érzelmeket az adatok kommunikálásakor? Az alábbiakban néhány módszert találsz.
- Használj ajánlásokat és személyes történeteket
- Amikor adatokat gyűjtesz, próbálj meg kvantitatív és kvalitatív adatokat is gyűjteni, és integráld mindkét típusú adatot a kommunikációba. Ha az adataid főként kvantitatívak, keress történeteket egyénektől, hogy többet megtudj az általad bemutatott adatok mögötti tapasztalatokról.
- Használj képeket
- A képek segítenek a közönségnek elképzelni magukat egy helyzetben. Amikor képeket használsz, irányíthatod a közönséget az érzelem felé, amelyet szerinted az adataid kapcsán érezniük kell.
- Használj színeket
- Különböző színek különböző érzelmeket váltanak ki. Népszerű színek és az általuk kiváltott érzelmek az alábbiakban láthatók. Légy tudatában annak, hogy a színek különböző kultúrákban eltérő jelentéssel bírhatnak.
- A kék általában békét és bizalmat sugall
- A zöld általában a természethez és a környezethez kapcsolódik
- A piros általában szenvedélyt és izgalmat jelent
- A sárga általában optimizmust és boldogságot sugall
- Különböző színek különböző érzelmeket váltanak ki. Népszerű színek és az általuk kiváltott érzelmek az alábbiakban láthatók. Légy tudatában annak, hogy a színek különböző kultúrákban eltérő jelentéssel bírhatnak.
Kommunikációs esettanulmány
Emerson egy mobilalkalmazás termékmenedzsere. Emerson észrevette, hogy az ügyfelek 42%-kal több panaszt és hibajelentést küldenek be hétvégén. Emerson azt is észrevette, hogy azok az Hatékony módja volt ez Emerson számára, hogy kommunikáljon a megbeszélés során?
A megbeszélés alatt az egyik cégvezető a 10 perces ügyfélpanaszokra koncentrált, amelyeket Emerson bemutatott. A megbeszélés után ezek a panaszok voltak az egyetlenek, amikre ez a vezető emlékezett. Egy másik cégvezető főként Emerson kutatási folyamatának leírására összpontosított. A harmadik cégvezető emlékezett az Emerson által javasolt megoldásokra, de nem volt biztos abban, hogyan lehetne ezeket a megoldásokat megvalósítani.
A fenti helyzetben látható, hogy jelentős eltérés volt aközött, amit Emerson szeretett volna, hogy a cégvezetők elvigyenek magukkal, és aközött, amit végül ténylegesen elvittek a megbeszélésről. Az alábbiakban egy másik megközelítést mutatunk be, amelyet Emerson fontolóra vehet.
Hogyan javíthatna Emerson ezen a megközelítésen?
Környezet, Konfliktus, Tetőpont, Lezárás, Konklúzió
Környezet - Emerson az első 5 percet az egész helyzet bemutatására fordíthatná, és biztosíthatná, hogy a cégvezetők megértsék, hogyan hatnak a problémák a vállalat kritikus mutatóira, például a bevételre.
Ez így nézhetne ki: "Jelenleg az alkalmazásunk értékelése az alkalmazásboltban 2,5. Az alkalmazásboltban lévő értékelések kulcsfontosságúak az App Store optimalizáció szempontjából, amely befolyásolja, hogy hány felhasználó látja az alkalmazásunkat a keresés során, és hogyan tekintenek rá a potenciális felhasználók. És természetesen, a felhasználóink száma közvetlenül kapcsolódik a bevételhez."
Konfliktus Emerson ezután körülbelül 5 percet szánhatna a konfliktus bemutatására.
Ez így hangozhatna: "A felhasználók 42%-kal több panaszt és hibajelentést küldenek be hétvégén. Azok az ügyfelek, akik panaszt nyújtanak be, és az 48 órán belül nem kapnak választ, 32%-kal kisebb valószínűséggel adnak 2-nél magasabb értékelést az alkalmazásunknak az alkalmazásboltban. Ha az alkalmazásunk értékelését 4-re javítanánk az alkalmazásboltban, az láthatóságunkat 20-30%-kal növelné, ami szerintem 10%-os bevételnövekedést eredményezne." Természetesen Emersonnak készen kell állnia arra, hogy igazolja ezeket a számokat.
Tetőpont Miután lefektette az alapokat, Emerson körülbelül 5 percet szánhatna a tetőpontra.
Emerson bemutathatná a javasolt megoldásokat, kifejthetné, hogyan kezelik ezek a megoldások a felvázolt problémákat, hogyan lehetne ezeket a megoldásokat beilleszteni a meglévő munkafolyamatokba, mennyibe kerülnek a megoldások, milyen lenne a megtérülésük, és akár képernyőképeket vagy drótvázakat is mutathatna arról, hogyan néznének ki a megoldások, ha megvalósítanák őket. Emerson megoszthatna olyan felhasználói véleményeket is, akiknek több mint 48 órába telt, hogy panaszukat kezeljék, valamint egy jelenlegi ügyfélszolgálati képviselő véleményét a vállalaton belül, aki megjegyzéseket fűzhetne a jelenlegi jegykezelő rendszerhez.
Lezárás Most Emerson 5 percet szánhatna arra, hogy újra összefoglalja a vállalat által tapasztalt problémákat, ismételje meg a javasolt megoldásokat, és áttekintse, miért ezek a megfelelő megoldások.
Konklúzió Mivel ez egy olyan megbeszélés, amelyen néhány érintett vesz részt, és kétirányú kommunikáció zajlik, Emerson 10 percet hagyhatna a kérdésekre, hogy biztosítsa, hogy a cégvezetők számára minden, ami zavaros volt, tisztázásra kerüljön a megbeszélés vége előtt.
Ha Emerson a 2. megközelítést alkalmazná, sokkal valószínűbb, hogy a cégvezetők pontosan azt viszik magukkal a megbeszélésről, amit Emerson szeretett volna – hogy a panaszok és hibák kezelése javítható, és van 2 megoldás, amelyeket be lehetne vezetni ennek érdekében. Ez a megközelítés sokkal hatékonyabb lenne Emerson számára, hogy kommunikálja az adatokat és a történetet, amelyet közvetíteni szeretne.
Konklúzió
A főbb pontok összefoglalása
- A kommunikáció információ közvetítése vagy cseréje.
- Amikor adatokat kommunikálsz, a célod nem csupán az, hogy számokat adj át a közönségednek. A célod az, hogy egy történetet közvetíts, amelyet az adataid támasztanak alá.
- A kommunikációnak két típusa van: Egyirányú kommunikáció (az információ közvetítése válasz szándéka nélkül) és Kétirányú kommunikáció (az információ oda-vissza közvetítése).
- Számos stratégia létezik az adatokkal való történetmeséléshez, az általunk áttekintett 5 stratégia a következő:
- Ismerd meg a közönségedet, a médiumot és a kommunikációs módszert
- Kezdd a végcéllal
- Közelítsd meg úgy, mint egy valódi történetet
- Használj jelentőségteljes szavakat és kifejezéseket
- Használj érzelmeket
Ajánlott források önálló tanuláshoz
The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion
1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)
How to Tell a Story with Data (hbr.org)
Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)
6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)
How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog
6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights
The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency
Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)
Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)
Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide
How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint
Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)
The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)
Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)
Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)
Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology
Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science
1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)
Utólagos előadás-kvíz
Tekintsd át, amit most tanultál, az utólagos előadás-kvíz segítségével!
Feladat
Felelősség kizárása:
Ez a dokumentum az AI fordítási szolgáltatás, a Co-op Translator segítségével lett lefordítva. Bár törekszünk a pontosságra, kérjük, vegye figyelembe, hogy az automatikus fordítások hibákat vagy pontatlanságokat tartalmazhatnak. Az eredeti dokumentum az eredeti nyelvén tekintendő hiteles forrásnak. Kritikus információk esetén javasolt professzionális emberi fordítást igénybe venni. Nem vállalunk felelősséget semmilyen félreértésért vagy téves értelmezésért, amely a fordítás használatából eredhet.