23 KiB

Raw Permalink Blame History Unescape Escape

Siklus Hidup Data Science: Komunikasi


Siklus Hidup Data Science: Komunikasi - Sketchnote oleh @nitya

Kuis Pra-Kuliah

Uji pengetahuan Anda tentang materi yang akan dibahas dengan Kuis Pra-Kuliah di atas!

Pendahuluan

Apa itu Komunikasi?

Mari kita mulai pelajaran ini dengan mendefinisikan apa arti komunikasi. Berkomunikasi berarti menyampaikan atau bertukar informasi. Informasi dapat berupa ide, pemikiran, perasaan, pesan, sinyal tersembunyi, data – apa pun yang ingin disampaikan oleh seorang pengirim (seseorang yang mengirimkan informasi) kepada seorang penerima (seseorang yang menerima informasi) untuk dipahami. Dalam pelajaran ini, kita akan merujuk pengirim sebagai komunikator, dan penerima sebagai audiens.

Komunikasi Data & Mendongeng

Kita memahami bahwa tujuan komunikasi adalah untuk menyampaikan atau bertukar informasi. Namun, ketika berkomunikasi menggunakan data, tujuan Anda seharusnya bukan hanya menyampaikan angka kepada audiens Anda. Tujuan Anda adalah menyampaikan sebuah cerita yang didukung oleh data Anda – komunikasi data yang efektif dan mendongeng berjalan beriringan. Audiens Anda lebih mungkin mengingat cerita yang Anda sampaikan daripada angka yang Anda berikan. Di bagian selanjutnya dari pelajaran ini, kita akan membahas beberapa cara untuk menggunakan mendongeng agar dapat menyampaikan data Anda dengan lebih efektif.

Jenis-Jenis Komunikasi

Dalam pelajaran ini, kita akan membahas dua jenis komunikasi yang berbeda, yaitu Komunikasi Satu Arah dan Komunikasi Dua Arah.

Komunikasi satu arah terjadi ketika seorang pengirim menyampaikan informasi kepada penerima tanpa adanya umpan balik atau tanggapan. Kita melihat contoh komunikasi satu arah setiap hari – dalam email massal, ketika berita menyampaikan cerita terbaru, atau bahkan ketika iklan televisi muncul dan memberi tahu Anda mengapa produk mereka hebat. Dalam setiap contoh ini, pengirim tidak mencari pertukaran informasi. Mereka hanya ingin menyampaikan atau memberikan informasi.

Komunikasi dua arah terjadi ketika semua pihak yang terlibat bertindak sebagai pengirim dan penerima. Seorang pengirim akan memulai dengan menyampaikan informasi kepada penerima, dan penerima akan memberikan umpan balik atau tanggapan. Komunikasi dua arah adalah apa yang biasanya kita pikirkan ketika berbicara tentang komunikasi. Kita biasanya membayangkan orang-orang yang terlibat dalam percakapan – baik secara langsung, melalui panggilan telepon, media sosial, atau pesan teks.

Ketika berkomunikasi menggunakan data, ada situasi di mana Anda akan menggunakan komunikasi satu arah (misalnya saat presentasi di konferensi atau kepada kelompok besar di mana pertanyaan tidak diajukan langsung setelahnya) dan ada situasi di mana Anda akan menggunakan komunikasi dua arah (misalnya saat menggunakan data untuk meyakinkan beberapa pemangku kepentingan atau untuk meyakinkan rekan tim bahwa waktu dan usaha harus dihabiskan untuk membangun sesuatu yang baru).

Komunikasi yang Efektif

Tanggung Jawab Anda sebagai Komunikator

Ketika berkomunikasi, tugas Anda adalah memastikan bahwa penerima Anda memahami informasi yang ingin Anda sampaikan. Ketika Anda berkomunikasi menggunakan data, Anda tidak hanya ingin penerima Anda memahami angka-angka, tetapi juga cerita yang didukung oleh data Anda. Komunikator data yang baik adalah pendongeng yang baik.

Bagaimana cara Anda menceritakan sebuah cerita dengan data? Ada banyak cara – tetapi di bawah ini adalah 6 cara yang akan kita bahas dalam pelajaran ini:

Pahami Audiens Anda, Media Anda, & Metode Komunikasi Anda
Mulailah dengan Tujuan Akhir
Pendekatan Seperti Cerita Nyata
Gunakan Kata & Frasa yang Bermakna
Gunakan Emosi

Setiap strategi ini akan dijelaskan lebih rinci di bawah ini.

1. Pahami Audiens Anda, Saluran Anda, & Metode Komunikasi Anda

Cara Anda berkomunikasi dengan anggota keluarga mungkin berbeda dengan cara Anda berkomunikasi dengan teman-teman Anda. Anda mungkin menggunakan kata dan frasa yang berbeda yang lebih mudah dipahami oleh orang yang Anda ajak bicara. Anda harus mengambil pendekatan yang sama ketika berkomunikasi menggunakan data. Pikirkan siapa yang Anda ajak bicara. Pikirkan tujuan mereka dan konteks yang mereka miliki tentang situasi yang Anda jelaskan kepada mereka.

Anda mungkin dapat mengelompokkan sebagian besar audiens Anda ke dalam kategori tertentu. Dalam artikel Harvard Business Review, “How to Tell a Story with Data,” Dell Executive Strategist Jim Stikeleather mengidentifikasi lima kategori audiens.

Pemula: pertama kali terpapar pada subjek, tetapi tidak ingin penjelasan yang terlalu disederhanakan
Umum: sadar akan topik, tetapi mencari pemahaman umum dan tema utama
Manajerial: pemahaman mendalam yang dapat ditindaklanjuti tentang detail dan hubungan antar elemen dengan akses ke rincian
Ahli: lebih banyak eksplorasi dan penemuan serta lebih sedikit mendongeng dengan detail yang sangat rinci
Eksekutif: hanya memiliki waktu untuk memahami signifikansi dan kesimpulan dari probabilitas berbobot

Kategori-kategori ini dapat membantu Anda menentukan cara menyajikan data kepada audiens Anda.

Selain memikirkan kategori audiens Anda, Anda juga harus mempertimbangkan saluran yang Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan audiens Anda. Pendekatan Anda harus sedikit berbeda jika Anda menulis memo atau email dibandingkan dengan mengadakan pertemuan atau presentasi di konferensi.

Selain memahami audiens Anda, mengetahui bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan mereka (menggunakan komunikasi satu arah atau dua arah) juga sangat penting.

Jika Anda berkomunikasi dengan audiens mayoritas Pemula dan menggunakan komunikasi satu arah, Anda harus terlebih dahulu mendidik audiens dan memberikan konteks yang tepat. Kemudian Anda harus menyajikan data Anda kepada mereka dan menjelaskan apa arti data Anda dan mengapa data Anda penting. Dalam situasi ini, Anda mungkin ingin sangat fokus pada kejelasan, karena audiens Anda tidak akan dapat mengajukan pertanyaan langsung.

Jika Anda berkomunikasi dengan audiens mayoritas Manajerial dan menggunakan komunikasi dua arah, Anda mungkin tidak perlu mendidik audiens Anda atau memberikan banyak konteks. Anda mungkin dapat langsung membahas data yang telah Anda kumpulkan dan mengapa data tersebut penting. Namun, dalam skenario ini, Anda harus fokus pada pengaturan waktu dan mengendalikan presentasi Anda. Ketika menggunakan komunikasi dua arah (terutama dengan audiens Manajerial yang mencari "pemahaman mendalam yang dapat ditindaklanjuti tentang detail dan hubungan antar elemen dengan akses ke rincian"), pertanyaan mungkin muncul selama interaksi Anda yang dapat membawa diskusi ke arah yang tidak terkait dengan cerita yang Anda coba sampaikan. Ketika ini terjadi, Anda dapat mengambil tindakan dan mengarahkan kembali diskusi ke cerita Anda.

2. Mulailah dengan Tujuan Akhir

Memulai dengan tujuan akhir berarti memahami apa yang ingin audiens Anda ambil dari komunikasi Anda sebelum Anda mulai berbicara dengan mereka. Memikirkan dengan matang apa yang ingin audiens Anda pahami sebelumnya dapat membantu Anda menyusun cerita yang dapat diikuti oleh audiens Anda. Memulai dengan tujuan akhir cocok untuk komunikasi satu arah maupun dua arah.

Bagaimana cara memulai dengan tujuan akhir? Sebelum menyampaikan data Anda, tuliskan poin-poin utama yang ingin Anda sampaikan. Kemudian, setiap langkah saat Anda mempersiapkan cerita yang ingin Anda sampaikan dengan data Anda, tanyakan pada diri Anda, "Bagaimana ini terintegrasi ke dalam cerita yang saya sampaikan?"

Perlu Diingat – Meskipun memulai dengan tujuan akhir adalah ideal, Anda tidak ingin hanya menyampaikan data yang mendukung poin yang ingin Anda sampaikan. Ini disebut Cherry-Picking, yaitu ketika seorang komunikator hanya menyampaikan data yang mendukung argumen mereka dan mengabaikan data lainnya.

Jika semua data yang Anda kumpulkan jelas mendukung poin yang ingin Anda sampaikan, itu bagus. Tetapi jika ada data yang Anda kumpulkan yang tidak mendukung poin Anda, atau bahkan mendukung argumen yang berlawanan, Anda juga harus menyampaikan data tersebut. Jika ini terjadi, jujurlah kepada audiens Anda dan beri tahu mereka mengapa Anda tetap memilih cerita Anda meskipun tidak semua data mendukungnya.

3. Pendekatan Seperti Cerita Nyata

Cerita tradisional biasanya memiliki 5 fase. Anda mungkin pernah mendengar fase-fase ini disebut sebagai Eksposisi, Aksi Meningkat, Klimaks, Aksi Menurun, dan Penutup. Atau lebih mudah diingat sebagai Konteks, Konflik, Klimaks, Penutupan, Kesimpulan. Ketika menyampaikan data dan cerita Anda, Anda dapat mengambil pendekatan serupa.

Anda dapat memulai dengan konteks, menetapkan latar belakang, dan memastikan audiens Anda berada di halaman yang sama. Kemudian perkenalkan konflik. Mengapa Anda perlu mengumpulkan data ini? Masalah apa yang Anda coba selesaikan? Setelah itu, klimaks. Apa data tersebut? Apa arti data tersebut? Solusi apa yang disarankan oleh data tersebut? Kemudian Anda sampai pada penutupan, di mana Anda dapat mengulangi masalah dan solusi yang diusulkan. Terakhir, kita sampai pada kesimpulan, di mana Anda dapat merangkum poin-poin utama dan langkah-langkah berikutnya yang Anda rekomendasikan kepada tim.

4. Gunakan Kata & Frasa yang Bermakna

Jika Anda dan saya bekerja bersama pada sebuah produk, dan saya berkata kepada Anda, "Pengguna kita membutuhkan waktu lama untuk mendaftar di platform kita," berapa lama menurut Anda "waktu lama" itu? Satu jam? Seminggu? Sulit untuk mengetahui. Bagaimana jika saya mengatakan itu kepada seluruh audiens? Setiap orang dalam audiens mungkin memiliki gagasan yang berbeda tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan pengguna untuk mendaftar di platform kita.

Sebaliknya, bagaimana jika saya berkata, "Pengguna kita membutuhkan waktu rata-rata 3 menit untuk mendaftar dan mulai menggunakan platform kita."

Pesan itu lebih jelas. Ketika berkomunikasi menggunakan data, mudah untuk berpikir bahwa semua orang dalam audiens Anda berpikir seperti Anda. Tetapi itu tidak selalu terjadi. Menyampaikan kejelasan tentang data Anda dan apa artinya adalah salah satu tanggung jawab Anda sebagai komunikator. Jika data atau cerita Anda tidak jelas, audiens Anda akan kesulitan untuk mengikuti, dan kemungkinan besar mereka tidak akan memahami poin-poin utama Anda.

Anda dapat menyampaikan data dengan lebih jelas ketika Anda menggunakan kata dan frasa yang bermakna, bukan yang samar. Berikut adalah beberapa contohnya:

Kami memiliki tahun yang mengagumkan!
- Seseorang mungkin berpikir bahwa tahun yang mengagumkan berarti peningkatan pendapatan sebesar 2% - 3%, sementara orang lain mungkin berpikir itu berarti peningkatan sebesar 50% - 60%.
Tingkat keberhasilan pengguna kami meningkat secara dramatis.
- Seberapa besar peningkatan yang dianggap dramatis?
Proyek ini akan membutuhkan upaya yang signifikan.
- Seberapa besar upaya yang dianggap signifikan?

Menggunakan kata-kata yang samar mungkin berguna sebagai pengantar untuk data yang lebih rinci, atau sebagai ringkasan dari cerita yang baru saja Anda sampaikan. Tetapi pertimbangkan untuk memastikan bahwa setiap bagian dari presentasi Anda jelas bagi audiens Anda.

5. Gunakan Emosi

Emosi adalah kunci dalam mendongeng. Ini bahkan lebih penting ketika Anda menceritakan sebuah cerita dengan data. Ketika Anda berkomunikasi menggunakan data, semuanya berfokus pada poin-poin utama yang ingin Anda sampaikan kepada audiens Anda. Ketika Anda membangkitkan emosi pada audiens, itu membantu mereka berempati dan membuat mereka lebih mungkin untuk mengambil tindakan. Emosi juga meningkatkan kemungkinan bahwa audiens akan mengingat pesan Anda.

Anda mungkin pernah mengalami ini sebelumnya dengan iklan TV. Beberapa iklan sangat menyentuh dan menggunakan emosi sedih untuk terhubung dengan audiens mereka dan membuat data yang mereka sampaikan benar-benar menonjol. Atau, beberapa iklan yang sangat ceria dan bahagia mungkin membuat Anda mengasosiasikan data mereka dengan perasaan bahagia.

Bagaimana cara menggunakan emosi saat berkomunikasi menggunakan data? Berikut adalah beberapa cara:

Gunakan Testimoni dan Cerita Pribadi
- Saat mengumpulkan data, cobalah untuk mengumpulkan data kuantitatif dan kualitatif, dan integrasikan kedua jenis data tersebut saat Anda berkomunikasi. Jika data Anda terutama kuantitatif, carilah cerita dari individu untuk mempelajari lebih lanjut tentang pengalaman mereka dengan apa pun yang data Anda sampaikan.
Gunakan Gambar
- Gambar membantu audiens membayangkan diri mereka dalam situasi tertentu. Ketika Anda menggunakan gambar, Anda dapat mendorong audiens menuju emosi yang Anda rasa harus mereka miliki tentang data Anda.
Gunakan Warna
- Warna yang berbeda membangkitkan emosi yang berbeda. Warna-warna populer dan emosi yang mereka bangkitkan adalah sebagai berikut. Perlu diingat, warna dapat memiliki makna yang berbeda di budaya yang berbeda.
  - Biru biasanya membangkitkan emosi damai dan kepercayaan
  - Hijau biasanya terkait dengan alam dan lingkungan
  - Merah biasanya melambangkan gairah dan kegembiraan
  - Kuning biasanya melambangkan optimisme dan kebahagiaan

Studi Kasus Komunikasi

Emerson adalah seorang Manajer Produk untuk aplikasi seluler. Emerson menyadari bahwa pelanggan mengajukan 42% lebih banyak keluhan dan laporan bug pada akhir pekan. Emerson juga menyadari bahwa pelanggan yang mengajukan keluhan yang tidak dijawab setelah 48 jam memiliki kemungkinan 32% lebih besar untuk memberikan peringkat 1 atau 2 di toko aplikasi.

Setelah melakukan penelitian, Emerson memiliki beberapa solusi yang akan mengatasi masalah tersebut. Emerson mengatur pertemuan selama 30 menit dengan 3 pemimpin perusahaan untuk menyampaikan data dan solusi yang diusulkan.

Selama pertemuan ini, tujuan Emerson adalah agar para pemimpin perusahaan memahami bahwa 2 solusi berikut dapat meningkatkan peringkat aplikasi, yang kemungkinan besar akan berkontribusi pada peningkatan pendapatan.

Solusi 1. Mempekerjakan staf layanan pelanggan untuk bekerja pada akhir pekan

Solusi 2. Membeli sistem tiket layanan pelanggan baru di mana staf layanan pelanggan dapat dengan mudah mengidentifikasi keluhan mana yang telah berada dalam antrean paling lama – sehingga mereka dapat mengetahui mana yang harus segera ditangani.

Dalam pertemuan tersebut, Emerson menghabiskan 5 menit menjelaskan mengapa memiliki peringkat rendah di toko aplikasi itu buruk, 10 menit menjelaskan proses penelitian dan bagaimana tren diidentifikasi, 10 menit membahas beberapa keluhan pelanggan terbaru, dan 5 menit terakhir hanya membahas secara singkat 2 solusi potensial. Apakah ini cara yang efektif bagi Emerson untuk berkomunikasi selama rapat ini?

Selama rapat, salah satu pemimpin perusahaan terlalu fokus pada 10 menit keluhan pelanggan yang disampaikan oleh Emerson. Setelah rapat, keluhan-keluhan ini adalah satu-satunya hal yang diingat oleh pemimpin tim tersebut. Pemimpin perusahaan lainnya lebih banyak memperhatikan penjelasan Emerson tentang proses penelitian. Pemimpin perusahaan ketiga memang mengingat solusi yang diusulkan oleh Emerson, tetapi tidak yakin bagaimana solusi tersebut dapat diimplementasikan.

Dalam situasi di atas, terlihat adanya kesenjangan yang signifikan antara apa yang ingin disampaikan Emerson kepada para pemimpin tim, dan apa yang akhirnya mereka tangkap dari rapat tersebut. Di bawah ini adalah pendekatan lain yang dapat dipertimbangkan oleh Emerson.

Bagaimana Emerson dapat meningkatkan pendekatan ini?
Konteks, Konflik, Klimaks, Penutupan, Kesimpulan
Konteks - Emerson dapat menghabiskan 5 menit pertama untuk memperkenalkan keseluruhan situasi dan memastikan bahwa para pemimpin tim memahami bagaimana masalah tersebut memengaruhi metrik yang penting bagi perusahaan, seperti pendapatan.

Ini dapat disampaikan seperti ini: "Saat ini, peringkat aplikasi kita di app store adalah 2,5. Peringkat di app store sangat penting untuk Optimasi App Store, yang memengaruhi seberapa banyak pengguna yang melihat aplikasi kita dalam pencarian, dan bagaimana aplikasi kita dipandang oleh calon pengguna. Dan tentu saja, jumlah pengguna yang kita miliki berhubungan langsung dengan pendapatan."

Konflik Emerson kemudian dapat melanjutkan dengan berbicara selama sekitar 5 menit tentang konflik.

Ini dapat disampaikan seperti ini: “Pengguna mengirimkan 42% lebih banyak keluhan dan laporan bug pada akhir pekan. Pelanggan yang mengirimkan keluhan yang tidak ditanggapi dalam waktu 48 jam memiliki kemungkinan 32% lebih kecil untuk memberikan peringkat di atas 2 di app store. Meningkatkan peringkat aplikasi kita di app store menjadi 4 akan meningkatkan visibilitas kita sebesar 20-30%, yang saya perkirakan akan meningkatkan pendapatan sebesar 10%." Tentu saja, Emerson harus siap untuk membenarkan angka-angka ini.

Klimaks Setelah memberikan dasar-dasar, Emerson kemudian dapat beralih ke Klimaks selama sekitar 5 menit.

Emerson dapat memperkenalkan solusi yang diusulkan, menjelaskan bagaimana solusi tersebut akan mengatasi masalah yang telah diuraikan, bagaimana solusi tersebut dapat diimplementasikan ke dalam alur kerja yang ada, berapa biaya solusi tersebut, apa ROI dari solusi tersebut, dan mungkin bahkan menunjukkan beberapa tangkapan layar atau wireframe tentang bagaimana solusi tersebut akan terlihat jika diimplementasikan. Emerson juga dapat membagikan testimoni dari pengguna yang keluhannya ditanggapi lebih dari 48 jam, dan bahkan testimoni dari perwakilan layanan pelanggan saat ini di perusahaan yang memiliki komentar tentang sistem tiket yang ada.

Penutupan Sekarang Emerson dapat menghabiskan 5 menit untuk mengulang kembali masalah yang dihadapi perusahaan, meninjau kembali solusi yang diusulkan, dan mengulas mengapa solusi tersebut adalah yang paling tepat.

Kesimpulan Karena ini adalah rapat dengan beberapa pemangku kepentingan di mana komunikasi dua arah akan digunakan, Emerson kemudian dapat merencanakan untuk menyisakan 10 menit untuk sesi tanya jawab, untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang membingungkan bagi para pemimpin tim dapat diklarifikasi sebelum rapat selesai.

Jika Emerson menggunakan pendekatan #2, kemungkinan besar para pemimpin tim akan menangkap dari rapat tersebut apa yang memang ingin disampaikan oleh Emerson – bahwa cara menangani keluhan dan bug dapat ditingkatkan, dan ada 2 solusi yang dapat diterapkan untuk mewujudkan peningkatan tersebut. Pendekatan ini akan jauh lebih efektif dalam menyampaikan data dan cerita yang ingin disampaikan oleh Emerson.

Kesimpulan

Ringkasan poin utama

Berkomunikasi berarti menyampaikan atau bertukar informasi.
Saat berkomunikasi menggunakan data, tujuan Anda seharusnya bukan hanya menyampaikan angka kepada audiens Anda. Tujuan Anda adalah menyampaikan sebuah cerita yang didasarkan pada data Anda.
Ada 2 jenis komunikasi, Komunikasi Satu Arah (informasi disampaikan tanpa niat untuk mendapatkan tanggapan) dan Komunikasi Dua Arah (informasi disampaikan bolak-balik).
Ada banyak strategi yang dapat Anda gunakan untuk menceritakan sebuah cerita dengan data Anda, 5 strategi yang telah kita bahas adalah:
- Pahami Audiens Anda, Media Anda, & Metode Komunikasi Anda
- Mulailah dengan Akhir dalam Pikiran
- Pendekatan Seperti Sebuah Cerita Nyata
- Gunakan Kata & Frasa yang Bermakna
- Gunakan Emosi

Sumber Belajar yang Direkomendasikan

The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion

1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)

How to Tell a Story with Data (hbr.org)

Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)

6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)

How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog

6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights

The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency

Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)

Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)

Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide

How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint

Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)

The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)

Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)

Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)

Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology

Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science

1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)

Kuis setelah kuliah

Tinjau kembali apa yang baru saja Anda pelajari dengan Kuis Setelah Kuliah di atas!

Tugas

Market Research

Penafian:
Dokumen ini telah diterjemahkan menggunakan layanan penerjemahan AI Co-op Translator. Meskipun kami berupaya untuk memberikan hasil yang akurat, harap diperhatikan bahwa terjemahan otomatis mungkin mengandung kesalahan atau ketidakakuratan. Dokumen asli dalam bahasa aslinya harus dianggap sebagai sumber yang berwenang. Untuk informasi yang bersifat kritis, disarankan menggunakan jasa penerjemahan manusia profesional. Kami tidak bertanggung jawab atas kesalahpahaman atau penafsiran yang keliru yang timbul dari penggunaan terjemahan ini.

23 KiB Raw Permalink Blame History Unescape Escape