22 KiB
Adatelemzési életciklus: Kommunikáció
 |
|---|
| Adatelemzési életciklus: Kommunikáció - Sketchnote by @nitya |
Előadás előtti kvíz
Teszteld a tudásodat az előadás előtti kvízzel!
Bevezetés
Mi a kommunikáció?
Kezdjük az órát azzal, hogy meghatározzuk, mit jelent kommunikálni. Kommunikálni annyit tesz, mint információt közvetíteni vagy cserélni. Az információ lehet ötlet, gondolat, érzés, üzenet, rejtett jel, adat – bármi, amit egy küldő (az információt küldő személy) szeretne, hogy egy fogadó (az információt fogadó személy) megértsen. Ebben az órában a küldőket kommunikátornak, a fogadókat pedig közönségnek nevezzük.
Adatkommunikáció és történetmesélés
Tudjuk, hogy a kommunikáció célja az információ közvetítése vagy cseréje. Azonban amikor adatokat kommunikálunk, nem az a cél, hogy egyszerűen számokat adjunk át a közönségnek. A cél az, hogy egy történetet meséljünk el, amelyet az adatok támasztanak alá – a hatékony adatkommunikáció és történetmesélés kéz a kézben jár. A közönség sokkal valószínűbb, hogy emlékezni fog egy történetre, mint egy számra. Később az órán áttekintünk néhány módszert, amelyekkel hatékonyabban kommunikálhatod az adataidat történetmesélés segítségével.
Kommunikáció típusai
Az órán két különböző kommunikációs típust fogunk megvitatni: egyirányú kommunikációt és kétirányú kommunikációt.
Egyirányú kommunikáció akkor történik, amikor a küldő információt küld a fogadónak anélkül, hogy visszajelzést vagy választ kapna. Az egyirányú kommunikáció példáival naponta találkozunk – tömeges e-mailekben, hírekben, amelyek a legfrissebb történeteket közvetítik, vagy akár egy televíziós reklámban, amely elmagyarázza, miért jó az adott termék. Ezekben az esetekben a küldő nem információcserére törekszik, hanem csak információt közvetít.
Kétirányú kommunikáció akkor történik, amikor minden érintett fél egyszerre küldőként és fogadóként működik. A küldő elkezdi a kommunikációt a fogadóval, aki visszajelzést vagy választ ad. A kétirányú kommunikáció az, amit hagyományosan kommunikációnak tekintünk. Általában emberek közötti beszélgetésre gondolunk – akár személyesen, akár telefonon, közösségi médián vagy üzenetben.
Adatok kommunikálásakor előfordulhatnak olyan esetek, amikor egyirányú kommunikációt használsz (például konferencián való előadáskor vagy nagy csoportnak, ahol közvetlen kérdések nem hangzanak el), és olyan esetek is, amikor kétirányú kommunikációt alkalmazol (például amikor adatokat használsz, hogy meggyőzz néhány érintettet egy projekt támogatásáról, vagy hogy meggyőzz egy csapattagot, hogy érdemes időt és energiát fordítani valami új létrehozására).
Hatékony kommunikáció
A kommunikátor felelősségei
Kommunikáció során a te feladatod, hogy biztosítsd, hogy a fogadó(k) azt az információt vigyék magukkal, amit te szeretnél átadni. Adatok kommunikálásakor nem csak azt szeretnéd, hogy a fogadók számokat vigyenek magukkal, hanem azt, hogy egy történetet vigyenek magukkal, amelyet az adatok támasztanak alá. Egy jó adatkommunikátor egyben jó történetmesélő is.
Hogyan mesélsz el egy történetet adatokkal? Végtelen módon – de az alábbiakban 6 módszert mutatunk be, amelyeket az órán tárgyalunk.
- Értsd meg a közönségedet, a csatornádat és a kommunikációs módszeredet
- Kezzd a végcéllal
- Közelítsd meg, mint egy valódi történetet
- Használj jelentőségteljes szavakat és kifejezéseket
- Használj érzelmeket
Az alábbiakban mindegyik stratégiát részletesebben kifejtjük.
1. Értsd meg a közönségedet, a csatornádat és a kommunikációs módszeredet
Ahogyan valószínűleg másképp kommunikálsz a családtagjaiddal, mint a barátaiddal, úgy az adatkommunikáció során is érdemes figyelembe venni, hogy kivel beszélsz. Gondolj arra, hogy kik a közönséged, mi a céljuk, és milyen kontextusuk van az általad bemutatott helyzethez.
A közönségedet valószínűleg kategóriákba tudod sorolni. A Harvard Business Review cikkében, “How to Tell a Story with Data” Dell Executive Strategist Jim Stikeleather öt közönségkategóriát azonosít.
- Kezdő: első találkozás a témával, de nem szeretné, ha túlságosan leegyszerűsítenék
- Általános érdeklődő: tisztában van a témával, de áttekintést és főbb témákat keres
- Menedzseri: mélyebb, cselekvésre alkalmas megértés az összefüggésekről és részletekről
- Szakértő: inkább felfedezésre és részletekre vágyik, kevesebb történetmeséléssel
- Vezetői: csak az összegzést és a következtetéseket szeretné látni
Ezek a kategóriák segíthetnek abban, hogyan mutasd be az adatokat a közönségednek.
A közönség kategóriáján túl érdemes figyelembe venni azt is, hogy milyen csatornán keresztül kommunikálsz velük. Más megközelítést igényel egy memo vagy e-mail írása, mint egy találkozó vagy konferencia előadása.
Fontos az is, hogy tudd, egyirányú vagy kétirányú kommunikációt fogsz-e használni.
Ha egy többségében kezdő közönséggel kommunikálsz egyirányú módon, először oktatnod kell a közönséget, és megfelelő kontextust kell biztosítanod. Ezután bemutathatod az adataidat, elmagyarázva, mit jelentenek és miért fontosak. Ebben az esetben érdemes a tisztaságra összpontosítani, mivel a közönség nem tud közvetlen kérdéseket feltenni.
Ha egy többségében menedzseri közönséggel kommunikálsz kétirányú módon, valószínűleg nem kell oktatnod a közönséget vagy sok kontextust biztosítanod. Azonnal belekezdhetsz az adatok bemutatásába és azok jelentőségének magyarázatába. Ebben a helyzetben azonban fontos az időzítés és az előadás irányítása. Kétirányú kommunikáció során (különösen egy menedzseri közönséggel, amely "cselekvésre alkalmas megértést keres") előfordulhatnak kérdések, amelyek eltéríthetik a beszélgetést az általad elmesélni kívánt történettől. Ilyenkor lépéseket tehetsz, hogy visszatereld a beszélgetést a történetedhez.
2. Kezdd a végcéllal
A végcéllal való kezdés azt jelenti, hogy előre megérted, milyen tanulságokat szeretnél átadni a közönségednek, mielőtt elkezdenéd a kommunikációt. Ha előre átgondolod, mit szeretnél, hogy a közönséged elvigyen, segíthet egy olyan történetet kialakítani, amelyet könnyen követhetnek. A végcéllal való kezdés egyaránt alkalmazható egyirányú és kétirányú kommunikáció esetén.
Hogyan kezdj a végcéllal? Az adatok kommunikálása előtt írd le a kulcsfontosságú tanulságokat. Ezután minden lépésnél, amikor az adatokkal elmesélni kívánt történetet készíted, kérdezd meg magadtól: "Hogyan illeszkedik ez a történetbe, amit elmesélek?"
Figyelj – bár a végcéllal való kezdés ideális, nem szabad csak azokat az adatokat kommunikálnod, amelyek támogatják az általad kívánt tanulságokat. Ez az úgynevezett "cseresznye-szedés", amikor a kommunikátor csak azokat az adatokat közvetíti, amelyek alátámasztják az állítását, és figyelmen kívül hagyja az összes többit.
Ha az összes összegyűjtött adat egyértelműen támogatja az általad kívánt tanulságokat, nagyszerű. De ha vannak olyan adatok, amelyek nem támogatják a tanulságokat, vagy akár ellentmondanak nekik, ezeket is kommunikálnod kell. Ha ez történik, légy őszinte a közönségeddel, és magyarázd el, miért ragaszkodsz a történetedhez, még akkor is, ha az összes adat nem támasztja alá.
3. Közelítsd meg, mint egy valódi történetet
Egy hagyományos történet 5 fázisban zajlik. Ezeket a fázisokat talán hallottad már Expozíció, Emelkedő cselekmény, Tetőpont, Csökkenő cselekmény és Lezárás formájában. Vagy egyszerűbben: Kontextus, Konfliktus, Tetőpont, Lezárás, Következtetés. Az adatok és a történeted kommunikálásakor hasonló megközelítést alkalmazhatsz.
Kezdheted a kontextussal, felvázolva a helyzetet, és biztosítva, hogy a közönséged ugyanazon az oldalon legyen. Ezután bemutathatod a konfliktust. Miért kellett adatokat gyűjtened? Milyen problémákat próbáltál megoldani? Ezután jön a tetőpont. Mik az adatok? Mit jelentenek az adatok? Milyen megoldásokat javasolnak az adatok? Ezután jön a lezárás, ahol újra hangsúlyozhatod a problémát és a javasolt megoldásokat. Végül elérkezünk a következtetéshez, ahol összefoglalhatod a kulcsfontosságú tanulságokat és a következő lépéseket, amelyeket a csapatnak javasolsz.
4. Használj jelentőségteljes szavakat és kifejezéseket
Ha azt mondanám neked, hogy "Felhasználóinknak sok időbe telik, hogy regisztráljanak a platformunkra," mennyi időt becsülnél "sok időnek"? Egy órát? Egy hetet? Nehéz megmondani. Mi lenne, ha ezt egy egész közönségnek mondanám? Mindenki másképp értelmezhetné, mennyi időbe telik a regisztráció.
Ehelyett, mi lenne, ha azt mondanám: "Felhasználóinknak átlagosan 3 percbe telik, hogy regisztráljanak és belépjenek a platformunkra."
Ez az üzenet sokkal egyértelműbb. Adatok kommunikálásakor könnyű azt gondolni, hogy a közönséged ugyanúgy gondolkodik, mint te. De ez nem mindig van így. Az adatok és azok jelentésének tisztázása az egyik felelősséged kommunikátorként. Ha az adatok vagy a történeted nem egyértelműek, a közönséged nehezen fogja követni, és kevésbé valószínű, hogy megérti a kulcsfontosságú tanulságokat.
Az adatok egyértelműbb kommunikációját segítheted, ha jelentőségteljes szavakat és kifejezéseket használsz, ahelyett, hogy homályosakat. Az alábbiakban néhány példa:
- Nagyszerű évünk volt!
- Egy ember szerint a nagyszerű év 2%-3%-os bevételnövekedést jelenthet, míg más szerint 50%-60%-os növekedést.
- Felhasználóink sikerességi aránya drámaian nőtt.
- Mekkora növekedés számít drámainak?
- Ez a projekt jelentős erőfeszítést igényel.
- Mennyire jelentős az erőfeszítés?
A homályos szavak hasznosak lehetnek, ha további adatok bevezetésére vagy az elmondott történet összefoglalására használod őket. De fontold meg, hogy minden része az előadásodnak egyértelmű legyen a közönséged számára.
5. Használj érzelmeket
Az érzelem kulcsfontosságú a történetmesélésben. Még fontosabb, amikor adatokat mesélsz el. Adatok kommunikálásakor minden az általad kívánt tanulságok köré összpontosul. Ha érzelmet váltasz ki a közönségedből, segítesz nekik empátiát érezni, és nagyobb valószínűséggel cselekednek. Az érzelem növeli annak valószínűségét is, hogy a közönség emlékezni fog az üzenetedre.
Ezt már tapasztalhattad televíziós reklámokban. Néhány reklám nagyon komor, és szomorú érzelmet használ, hogy kapcsolatot teremtsen a közönséggel, és kiemelje az általuk bemutatott adatokat. Más reklámok vidámak és boldogak, és azt szeretnék, hogy az adataikat boldog érzéssel társítsd.
Hogyan használj érzelmeket adatok kommunikálásakor? Az alábbiakban néhány módszer:
- Használj ajánlásokat és személyes történeteket
- Adatok gyűjtésekor próbálj meg kvantitatív és kvalitatív adatokat is gyűjteni, és integráld mindkét típust a kommunikáció során. Ha az adataid főként kvantitatívak, keress történeteket egyénektől, hogy többet megtudj az általad bemutatott adatok mögötti tapasztalatokról.
- Használj képeket
- A képek segítenek a közönségnek elképzelni magukat egy helyzetben. Ha képeket használsz, irányíthatod a közönséget az általad kívánt érzelem felé az adataiddal kapcsolatban.
- Használj színeket
- Különböző színek különböző érzelmeket váltanak ki. Népszerű színek és az általuk kiváltott érzelmek az alábbiakban találhatók. Légy tudatában annak, hogy a színek különböző kultúrákban eltérő jelentéssel bírhatnak.
- A kék általában békét és bizalmat sugall
- A zöld általában a természethez és a környezethez kapcsolódik
- A piros általában szenvedélyt és izgalmat jelent
- A sárga általában optimizmust és boldogságot sugall
- Különböző színek különböző érzelmeket váltanak ki. Népszerű színek és az általuk kiváltott érzelmek az alábbiakban találhatók. Légy tudatában annak, hogy a színek különböző kultúrákban eltérő jelentéssel bírhatnak.
Kommunikációs esettanulmány
Emerson egy mobilalkalmazás termékmenedzsere. Emerson észrevette, hogy az ügyfelek 42%-kal több panaszt és hibajelentést küldenek be hétvégén. Emerson azt is észrevette, hogy azok az ügyfelek, akiknek a panasza 48 órán belül nem kap választ, 32%-kal nagyobb valószínűséggel adnak 1 vagy 2 csillagos értékelést az alkalmazásnak az áruházban.
Kutatás után Emersonnak van néhány megoldása, amelyek kezelik a problémát. Emerson egy 30 perces Hatékony módja volt ez Emerson számára, hogy kommunikáljon a megbeszélés során?
A megbeszélés alatt az egyik cégvezető teljesen rákoncentrált arra a 10 percre, amikor Emerson az ügyfélpanaszokat ismertette. A megbeszélés után ezek a panaszok voltak az egyetlen dolog, amit ez a vezető megjegyzett. Egy másik cégvezető főként arra összpontosított, ahogyan Emerson bemutatta a kutatási folyamatot. A harmadik cégvezető emlékezett ugyan az Emerson által javasolt megoldásokra, de nem volt biztos abban, hogyan lehetne ezeket a megoldásokat megvalósítani.
A fenti helyzetben látható, hogy jelentős eltérés volt aközött, amit Emerson szeretett volna, hogy a cégvezetők elvigyenek magukkal a megbeszélésről, és aközött, amit végül ténylegesen megjegyeztek. Az alábbiakban egy másik megközelítést mutatunk be, amit Emerson fontolóra vehet.
Hogyan javíthatna Emerson ezen a megközelítésen?
Környezet, Konfliktus, Tetőpont, Lezárás, Következtetés
Környezet - Emerson az első 5 percet arra fordíthatná, hogy bemutassa az egész helyzetet, és megbizonyosodjon arról, hogy a cégvezetők megértik, hogyan hatnak a problémák a vállalat kritikus mutatóira, például a bevételre.
Ez így nézhetne ki: "Jelenleg az alkalmazásunk értékelése az alkalmazásboltban 2,5. Az alkalmazásboltban kapott értékelések kulcsfontosságúak az App Store optimalizáció szempontjából, amely befolyásolja, hogy hány felhasználó látja az alkalmazásunkat a keresés során, és hogyan tekintenek rá a potenciális felhasználók. Természetesen a felhasználóink száma közvetlenül kapcsolódik a bevételhez."
Konfliktus Emerson ezután a következő 5 percet a konfliktus bemutatására fordíthatná.
Ez így hangozhatna: "A felhasználók 42%-kal több panaszt és hibajelentést küldenek be hétvégén. Azok az ügyfelek, akiknek a panaszát 48 órán belül nem válaszolják meg, 32%-kal kevésbé valószínű, hogy 2-nél magasabb értékelést adnak az alkalmazásunknak az alkalmazásboltban. Ha az alkalmazásunk értékelését 4-re tudnánk javítani, az 20-30%-kal növelné a láthatóságunkat, ami szerintem 10%-os bevételnövekedést eredményezne." Természetesen Emersonnak készen kell állnia arra, hogy alátámassza ezeket a számokat.
Tetőpont Miután lefektette az alapokat, Emerson áttérhetne a tetőpontra, amelyre körülbelül 5 percet szánhatna.
Emerson bemutathatná a javasolt megoldásokat, kifejthetné, hogyan kezelik ezek a megoldások a felvázolt problémákat, hogyan lehetne ezeket a megoldásokat beépíteni a meglévő munkafolyamatokba, mennyibe kerülnek, milyen megtérülést hoznának, és akár képernyőképeket vagy drótvázakat is bemutathatna arról, hogyan néznének ki a megoldások, ha megvalósítanák őket. Emerson megoszthatna olyan felhasználói véleményeket is, akiknek a panaszát több mint 48 órán belül kezelték, valamint egy jelenlegi ügyfélszolgálati munkatárs véleményét a vállalaton belül, aki kommentálhatná a jelenlegi jegykezelő rendszert.
Lezárás Most Emerson 5 percet szánhatna arra, hogy újra összefoglalja a vállalat által tapasztalt problémákat, ismételje meg a javasolt megoldásokat, és áttekintse, miért ezek a megfelelő megoldások.
Következtetés Mivel ez egy néhány érintett részvételével zajló megbeszélés, ahol kétirányú kommunikáció zajlik, Emerson 10 percet hagyhatna kérdésekre, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a cégvezetők számára minden érthető, mielőtt a megbeszélés véget ér.
Ha Emerson a 2. megközelítést alkalmazná, sokkal valószínűbb, hogy a cégvezetők pontosan azt viszik magukkal a megbeszélésről, amit Emerson szeretett volna – hogy a panaszok és hibák kezelése javítható, és van 2 megoldás, amelyeket be lehetne vezetni ennek érdekében. Ez a megközelítés sokkal hatékonyabb lenne Emerson számára, hogy kommunikálja az adatokat és a történetet, amit szeretne átadni.
Következtetés
A főbb pontok összefoglalása
- A kommunikáció célja az információ átadása vagy cseréje.
- Amikor adatokat kommunikálunk, nem az a cél, hogy egyszerűen számokat adjunk át a közönségnek. A cél az, hogy egy történetet meséljünk el, amelyet az adatok támasztanak alá.
- A kommunikációnak két típusa van: Egyirányú kommunikáció (az információ átadása válasz szándéka nélkül) és Kétirányú kommunikáció (az információ oda-vissza áramlik).
- Számos stratégia létezik az adatokkal való történetmeséléshez, az általunk tárgyalt 5 stratégia a következő:
- Ismerd meg a közönségedet, a médiumot és a kommunikációs módszert
- Kezdd a végcéllal
- Kezeld úgy, mint egy valódi történetet
- Használj jelentőségteljes szavakat és kifejezéseket
- Használj érzelmeket
Ajánlott források önálló tanuláshoz
The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion
1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)
How to Tell a Story with Data (hbr.org)
Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)
6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)
How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog
6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights
The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency
Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)
Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)
Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide
How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint
Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)
The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)
Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)
Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)
Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology
Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science
1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)
Utólagos előadás-kvíz
Ismételd át, amit most tanultál, az utólagos előadás-kvíz segítségével!
Feladat
Felelősségkizárás:
Ez a dokumentum az Co-op Translator AI fordítási szolgáltatás segítségével lett lefordítva. Bár törekszünk a pontosságra, kérjük, vegye figyelembe, hogy az automatikus fordítások hibákat vagy pontatlanságokat tartalmazhatnak. Az eredeti dokumentum az eredeti nyelvén tekintendő hiteles forrásnak. Kritikus információk esetén javasolt professzionális, emberi fordítást igénybe venni. Nem vállalunk felelősséget a fordítás használatából eredő félreértésekért vagy téves értelmezésekért.