24 KiB
Ciclu de viață al științei datelor: Comunicarea
 |
|---|
| Ciclu de viață al științei datelor: Comunicarea - Sketchnote de @nitya |
Chestionar înainte de lecție
Testează-ți cunoștințele despre ceea ce urmează cu chestionarul de mai sus!
Introducere
Ce este comunicarea?
Să începem această lecție prin a defini ce înseamnă să comunici. A comunica înseamnă a transmite sau a schimba informații. Informațiile pot fi idei, gânduri, sentimente, mesaje, semnale ascunse, date – orice pe care un expeditor (cineva care trimite informații) dorește ca un destinatar (cineva care primește informații) să le înțeleagă. În această lecție, ne vom referi la expeditori ca fiind comunicatori, iar la destinatari ca fiind publicul.
Comunicarea datelor și povestirea
Înțelegem că atunci când comunicăm, scopul este să transmitem sau să schimbăm informații. Dar când comunicăm date, scopul nu ar trebui să fie doar să transmitem cifre publicului. Scopul ar trebui să fie să comunicăm o poveste informată de datele noastre – comunicarea eficientă a datelor și povestirea merg mână în mână. Publicul tău este mult mai probabil să-și amintească o poveste pe care o spui, decât o cifră pe care o oferi. Mai târziu în această lecție, vom discuta câteva modalități prin care poți folosi povestirea pentru a comunica datele mai eficient.
Tipuri de comunicare
Pe parcursul acestei lecții, vor fi discutate două tipuri diferite de comunicare: comunicarea unidirecțională și comunicarea bidirecțională.
Comunicarea unidirecțională are loc atunci când un expeditor trimite informații unui destinatar, fără niciun feedback sau răspuns. Vedem exemple de comunicare unidirecțională în fiecare zi – în e-mailuri de masă, când știrile prezintă cele mai recente povești sau chiar când apare o reclamă TV și te informează de ce produsul lor este grozav. În fiecare dintre aceste cazuri, expeditorul nu caută un schimb de informații. Ei doar doresc să transmită sau să livreze informații.
Comunicarea bidirecțională are loc atunci când toate părțile implicate acționează atât ca expeditori, cât și ca destinatari. Un expeditor va începe prin a comunica unui destinatar, iar destinatarul va oferi feedback sau un răspuns. Comunicarea bidirecțională este ceea ce ne gândim în mod tradițional când vorbim despre comunicare. De obicei, ne gândim la oameni angajați într-o conversație – fie în persoană, fie printr-un apel telefonic, pe rețelele sociale sau printr-un mesaj text.
Când comunici date, vor exista cazuri în care vei folosi comunicarea unidirecțională (gândește-te la prezentări la o conferință sau unui grup mare unde nu se vor pune întrebări imediat după) și cazuri în care vei folosi comunicarea bidirecțională (gândește-te la utilizarea datelor pentru a convinge câțiva factori de decizie să susțină o idee sau pentru a convinge un coleg că merită să investească timp și efort în construirea unui lucru nou).
Comunicarea eficientă
Responsabilitățile tale ca comunicator
Când comunici, este responsabilitatea ta să te asiguri că destinatarul(i) înțelege informațiile pe care vrei să le transmită. Când comunici date, nu vrei doar ca destinatarii să rețină cifre, ci vrei ca aceștia să rețină o poveste informată de datele tale. Un bun comunicator de date este un bun povestitor.
Cum spui o poveste cu date? Există infinite modalități – dar mai jos sunt 6 pe care le vom discuta în această lecție.
- Înțelege-ți publicul, canalul și metoda de comunicare
- Începe cu sfârșitul în minte
- Abordează comunicarea ca pe o poveste reală
- Folosește cuvinte și expresii semnificative
- Folosește emoția
Fiecare dintre aceste strategii este explicată mai detaliat mai jos.
1. Înțelege-ți publicul, canalul și metoda de comunicare
Modul în care comunici cu membrii familiei este probabil diferit de modul în care comunici cu prietenii. Probabil folosești cuvinte și expresii diferite pe care persoanele cu care vorbești sunt mai susceptibile să le înțeleagă. Ar trebui să adopți aceeași abordare atunci când comunici date. Gândește-te la cine comunici. Gândește-te la obiectivele lor și la contextul pe care îl au în legătură cu situația pe care le-o explici.
Probabil poți grupa majoritatea publicului tău într-o categorie. Într-un articol din Harvard Business Review, “Cum să spui o poveste cu date”, strategul executiv Dell, Jim Stikeleather, identifică cinci categorii de public.
- Novice: prima expunere la subiect, dar nu dorește o simplificare excesivă
- Generalist: conștient de subiect, dar caută o înțelegere generală și teme majore
- Managerial: înțelegere detaliată, acționabilă a complexităților și interrelațiilor, cu acces la detalii
- Expert: mai multă explorare și descoperire și mai puțină povestire, cu detalii extinse
- Executiv: are timp doar să înțeleagă semnificația și concluziile probabilităților ponderate
Aceste categorii pot informa modul în care prezinți datele publicului tău.
Pe lângă faptul că te gândești la categoria publicului tău, ar trebui să iei în considerare și canalul pe care îl folosești pentru a comunica cu publicul tău. Abordarea ta ar trebui să fie ușor diferită dacă scrii un memo sau un e-mail față de a avea o întâlnire sau a prezenta la o conferință.
Pe lângă înțelegerea publicului tău, este esențial să știi cum vei comunica cu el (folosind comunicarea unidirecțională sau bidirecțională).
Dacă comunici cu un public majoritar novice și folosești comunicarea unidirecțională, trebuie mai întâi să educi publicul și să-i oferi contextul adecvat. Apoi trebuie să le prezinți datele și să le spui ce înseamnă datele tale și de ce contează. În acest caz, poate fi necesar să te concentrezi pe claritate, deoarece publicul tău nu va putea să-ți pună întrebări directe.
Dacă comunici cu un public majoritar managerial și folosești comunicarea bidirecțională, probabil nu va fi nevoie să educi publicul sau să-i oferi prea mult context. Poți să treci direct la discutarea datelor pe care le-ai colectat și de ce contează. În acest scenariu, totuși, ar trebui să te concentrezi pe gestionarea timpului și controlul prezentării. Când folosești comunicarea bidirecțională (mai ales cu un public managerial care caută o „înțelegere acționabilă a complexităților și interrelațiilor, cu acces la detalii”), pot apărea întrebări în timpul interacțiunii care pot duce discuția într-o direcție care nu are legătură cu povestea pe care încerci să o spui. Când se întâmplă acest lucru, poți lua măsuri pentru a readuce discuția pe drumul cel bun cu povestea ta.
2. Începe cu sfârșitul în minte
A începe cu sfârșitul în minte înseamnă să înțelegi ce vrei ca publicul tău să rețină înainte de a începe să comunici cu el. A fi atent la ceea ce vrei ca publicul tău să rețină din timp te poate ajuta să construiești o poveste pe care publicul tău o poate urmări. A începe cu sfârșitul în minte este potrivit atât pentru comunicarea unidirecțională, cât și pentru cea bidirecțională.
Cum începi cu sfârșitul în minte? Înainte de a comunica datele tale, notează-ți concluziile cheie. Apoi, la fiecare pas în timp ce pregătești povestea pe care vrei să o spui cu datele tale, întreabă-te: „Cum se integrează acest lucru în povestea pe care o spun?”
Fii atent – Deși a începe cu sfârșitul în minte este ideal, nu vrei să comunici doar datele care susțin concluziile tale intenționate. Acest lucru se numește selecție preferențială, care are loc atunci când un comunicator comunică doar datele care susțin punctul pe care încearcă să-l facă și ignoră toate celelalte date.
Dacă toate datele pe care le-ai colectat susțin clar concluziile tale intenționate, grozav. Dar dacă există date pe care le-ai colectat care nu susțin concluziile tale sau chiar susțin un argument împotriva concluziilor tale cheie, ar trebui să comunici și acele date. Dacă acest lucru se întâmplă, fii sincer cu publicul tău și explică de ce alegi să rămâi la povestea ta, chiar dacă toate datele nu o susțin neapărat.
3. Abordează comunicarea ca pe o poveste reală
O poveste tradițională se desfășoară în 5 faze. Poate ai auzit aceste faze exprimate ca Expozitie, Acțiune Ascendentă, Climax, Acțiune Descendentă și Deznodământ. Sau mai simplu de reținut: Context, Conflict, Climax, Încheiere, Concluzie. Când comunici datele și povestea ta, poți adopta o abordare similară.
Poți începe cu contextul, să setezi scena și să te asiguri că publicul tău este pe aceeași pagină. Apoi introduci conflictul. De ce a fost nevoie să colectezi aceste date? Ce probleme încercai să rezolvi? După aceea, climaxul. Care sunt datele? Ce înseamnă datele? Ce soluții ne spun datele că trebuie să adoptăm? Apoi ajungi la încheiere, unde poți reitera problema și soluțiile propuse. În cele din urmă, ajungem la concluzie, unde poți rezuma concluziile cheie și pașii următori pe care îi recomanzi echipei să-i urmeze.
4. Folosește cuvinte și expresii semnificative
Dacă lucrăm împreună la un produs și îți spun „Utilizatorii noștri petrec mult timp pentru a se înregistra pe platforma noastră,” cât de mult timp ai estima că „mult timp” înseamnă? O oră? O săptămână? Este greu de știut. Ce se întâmplă dacă spun asta unui întreg public? Fiecare persoană din public ar putea ajunge la o idee diferită despre cât de mult timp petrec utilizatorii pentru a se înregistra pe platforma noastră.
În schimb, ce-ar fi dacă aș spune „Utilizatorii noștri petrec, în medie, 3 minute pentru a se înregistra și a se familiariza cu platforma noastră.”
Această formulare este mai clară. Când comunici date, poate fi ușor să crezi că toată lumea din publicul tău gândește la fel ca tine. Dar acest lucru nu este întotdeauna cazul. Claritatea în jurul datelor tale și a ceea ce înseamnă este una dintre responsabilitățile tale ca comunicator. Dacă datele sau povestea ta nu sunt clare, publicul tău va avea dificultăți în a urmări și este mai puțin probabil să înțeleagă concluziile tale cheie.
Poți comunica datele mai clar atunci când folosești cuvinte și expresii semnificative, în loc de unele vagi. Mai jos sunt câteva exemple.
- Am avut un an impresionant!
- O persoană ar putea crede că „impresionant” înseamnă o creștere de 2% - 3% a veniturilor, iar alta ar putea crede că înseamnă o creștere de 50% - 60%.
- Ratele de succes ale utilizatorilor noștri au crescut dramatic.
- Cât de mare este o creștere dramatică?
- Acest proiect va necesita un efort semnificativ.
- Cât de mult efort este „semnificativ”?
Folosirea cuvintelor vagi ar putea fi utilă ca introducere pentru mai multe date care urmează sau ca un rezumat al poveștii pe care tocmai ai spus-o. Dar ia în considerare să te asiguri că fiecare parte a prezentării tale este clară pentru publicul tău.
5. Folosește emoția
Emoția este esențială în povestire. Este și mai importantă atunci când spui o poveste cu date. Când comunici date, totul se concentrează pe concluziile pe care vrei ca publicul tău să le aibă. Când provoci o emoție în public, îi ajuți să empatizeze și îi faci mai predispuși să acționeze. Emoția crește, de asemenea, probabilitatea ca publicul să-și amintească mesajul tău.
Probabil ai întâlnit acest lucru înainte în reclame TV. Unele reclame sunt foarte solemne și folosesc o emoție tristă pentru a se conecta cu publicul și pentru a face datele pe care le prezintă să iasă în evidență. Sau, unele reclame sunt foarte optimiste și fericite, făcându-te să asociezi datele lor cu un sentiment de bucurie.
Cum folosești emoția atunci când comunici date? Mai jos sunt câteva modalități.
- Folosește mărturii și povești personale
- Când colectezi date, încearcă să colectezi atât date cantitative, cât și calitative și integrează ambele tipuri de date atunci când comunici. Dacă datele tale sunt în principal cantitative, caută povești de la indivizi pentru a afla mai multe despre experiența lor cu ceea ce îți spun datele.
- Folosește imagini
- Imaginile ajută publicul să se vadă într-o situație. Când folosești imagini, poți orienta publicul spre emoția pe care consideri că ar trebui să o aibă despre datele tale.
- Folosește culori
- Culorile diferite provoacă emoții diferite. Culorile populare și emoțiile pe care le provoacă sunt mai jos. Fii atent, culorile pot avea semnificații diferite în diferite culturi.
- Albastrul evocă de obicei emoții de pace și încredere
- Verdele este de obicei asociat cu natura și mediul
- Roșul este de obicei pasiune și entuziasm
- Galbenul este de obicei optimism și fericire
- Culorile diferite provoacă emoții diferite. Culorile populare și emoțiile pe care le provoacă sunt mai jos. Fii atent, culorile pot avea semnificații diferite în diferite culturi.
Studiu de caz: Comunicarea
Emerson este manager de produs pentru o aplicație mobilă. Emerson a observat că clienții trimit cu 42% mai multe plângeri și rapoarte de erori în weekend. Emerson a mai observat că clienții care trimit o plângere care rămâne fără răspuns după 48 de ore sunt cu 32% mai predispuși să acorde aplicației o evaluare de 1 sau 2 în magazinul de aplicații.
După ce a făcut cercetări, Emerson are câteva soluții care vor aborda problema. Emerson organizează o întâlnire de 30 de minute cu cei 3 lideri ai companiei pentru a comunica datele și soluțiile propuse.
În timpul acestei întâlniri, obiectivul lui Emerson este ca liderii companiei să înțeleagă că cele 2 soluții de mai jos pot îmbunătăți evaluarea aplicației, ceea ce probabil se va traduce în venituri mai mari.
Soluția 1. Angajarea de reprezentanți de servicii pentru clienți care să lucreze în weekend
Soluția 2. Achiziționarea unui nou sistem de gestionare a tichetelor de servicii pentru clienți, unde reprezentanții pot identifica cu ușurință care plângeri au fost în coadă cel mai mult – astfel încât să știe pe care să le abordeze cu prioritate. În cadrul întâlnirii, Emerson petrece 5 minute explicând de ce o evaluare scăzută în magazinul de aplicații este problematică, 10 minute explicând procesul de cercetare și modul în care au fost identificate tendințele, 10 minute trecând prin unele dintre plângerile recente ale clienților și ultimele 5 minute trecând rapid peste cele 2 soluții potențiale.
A fost aceasta o modalitate eficientă pentru Emerson de a comunica în timpul întâlnirii?
În timpul întâlnirii, un lider al companiei s-a concentrat pe cele 10 minute de plângeri ale clienților pe care Emerson le-a prezentat. După întâlnire, aceste plângeri au fost singurul lucru pe care acest lider de echipă și-l amintea. Un alt lider al companiei s-a concentrat în principal pe descrierea procesului de cercetare de către Emerson. Al treilea lider al companiei și-a amintit soluțiile propuse de Emerson, dar nu era sigur cum ar putea fi implementate aceste soluții.
În situația de mai sus, se poate observa că a existat un decalaj semnificativ între ceea ce Emerson dorea ca liderii echipei să rețină și ceea ce aceștia au reținut în final din întâlnire. Mai jos este prezentată o altă abordare pe care Emerson ar putea să o ia în considerare.
Cum ar putea Emerson să îmbunătățească această abordare?
Context, Conflict, Climax, Closure, Conclusion
Context - Emerson ar putea petrece primele 5 minute introducând întreaga situație și asigurându-se că liderii echipei înțeleg cum problemele afectează metrici critici pentru companie, cum ar fi veniturile.
Ar putea fi prezentat astfel: „În prezent, evaluarea aplicației noastre în magazinul de aplicații este de 2.5. Evaluările din magazinul de aplicații sunt esențiale pentru Optimizarea Magazinului de Aplicații, care influențează câți utilizatori văd aplicația noastră în căutări și cum este percepută aplicația de către utilizatorii potențiali. Și, bineînțeles, numărul de utilizatori pe care îi avem este direct legat de venituri.”
Conflict Emerson ar putea apoi să vorbească timp de aproximativ 5 minute despre conflict.
Ar putea fi prezentat astfel: „Utilizatorii trimit cu 42% mai multe plângeri și rapoarte de erori în weekenduri. Clienții care trimit o plângere care rămâne fără răspuns după 48 de ore sunt cu 32% mai puțin predispuși să ofere aplicației noastre o evaluare mai mare de 2 în magazinul de aplicații. Îmbunătățirea evaluării aplicației noastre în magazinul de aplicații la 4 ar crește vizibilitatea noastră cu 20-30%, ceea ce estimez că ar crește veniturile cu 10%.” Desigur, Emerson ar trebui să fie pregătit să justifice aceste cifre.
Climax După ce a stabilit contextul, Emerson ar putea trece la Climax pentru aproximativ 5 minute.
Emerson ar putea introduce soluțiile propuse, să explice cum aceste soluții vor aborda problemele prezentate, cum ar putea fi implementate în fluxurile de lucru existente, cât costă soluțiile, care ar fi ROI-ul soluțiilor și poate chiar să prezinte capturi de ecran sau wireframe-uri despre cum ar arăta soluțiile dacă ar fi implementate. Emerson ar putea, de asemenea, să împărtășească mărturii de la utilizatori ale căror plângeri au fost adresate după mai mult de 48 de ore, și chiar o mărturie de la un reprezentant actual al serviciului pentru clienți din cadrul companiei, care are comentarii despre sistemul actual de ticketing.
Closure Acum Emerson poate petrece 5 minute reiterând problemele cu care se confruntă compania, revizitând soluțiile propuse și revizuind de ce aceste soluții sunt cele potrivite.
Conclusion Deoarece aceasta este o întâlnire cu câțiva factori de decizie în care se va folosi comunicarea bidirecțională, Emerson ar putea planifica să lase 10 minute pentru întrebări, pentru a se asigura că orice lucru confuz pentru liderii echipei poate fi clarificat înainte de încheierea întâlnirii.
Dacă Emerson ar adopta abordarea #2, este mult mai probabil ca liderii echipei să rețină din întâlnire exact ceea ce Emerson intenționa ca ei să rețină – că modul în care sunt gestionate plângerile și erorile ar putea fi îmbunătățit și că există 2 soluții care ar putea fi implementate pentru a face această îmbunătățire să se întâmple. Această abordare ar fi mult mai eficientă pentru a comunica datele și povestea pe care Emerson dorește să o transmită.
Concluzie
Rezumatul punctelor principale
- A comunica înseamnă a transmite sau a schimba informații.
- Când comunici date, scopul tău nu ar trebui să fie doar să transmiți cifre publicului tău. Scopul tău ar trebui să fie să comunici o poveste informată de datele tale.
- Există 2 tipuri de comunicare: Comunicarea Unidirecțională (informația este comunicată fără intenția unui răspuns) și Comunicarea Bidirecțională (informația este comunicată în ambele sensuri).
- Există multe strategii pe care le poți folosi pentru a spune o poveste cu datele tale, 5 strategii pe care le-am discutat sunt:
- Înțelege Publicul Tău, Mediul Tău și Metoda Ta de Comunicare
- Începe cu Sfârșitul în Minte
- Abordează-o ca pe o Poveste Reală
- Folosește Cuvinte și Expresii Semnificative
- Folosește Emoția
Resurse Recomandate pentru Studiu Individual
The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion
1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)
How to Tell a Story with Data (hbr.org)
Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)
6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)
How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog
6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights
The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency
Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)
Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)
Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide
How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint
Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)
The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)
Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)
Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)
Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology
Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science
1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)
Post-Lecture Quiz
Revizuiește ceea ce ai învățat cu testul de mai sus!
Temă
Declinare de responsabilitate:
Acest document a fost tradus folosind serviciul de traducere AI Co-op Translator. Deși ne străduim să asigurăm acuratețea, vă rugăm să rețineți că traducerile automate pot conține erori sau inexactități. Documentul original în limba sa natală ar trebui considerat sursa autoritară. Pentru informații critice, se recomandă traducerea profesională realizată de un specialist uman. Nu ne asumăm responsabilitatea pentru eventualele neînțelegeri sau interpretări greșite care pot apărea din utilizarea acestei traduceri.