Data-Science-For-Beginners/translations/nl/4-Data-Science-Lifecycle/16-communication/README.md

De Data Science Levenscyclus: Communicatie

Data Science Levenscyclus: Communicatie - Sketchnote door @nitya

Pre-Lecture Quiz

Test je kennis van wat komen gaat met de Pre-Lecture Quiz hierboven!

Introductie

Wat is Communicatie?

Laten we deze les beginnen met het definiëren van wat communiceren betekent. Communiceren is het overbrengen of uitwisselen van informatie. Informatie kan ideeën, gedachten, gevoelens, boodschappen, verborgen signalen, data – alles wat een zender (iemand die informatie verstuurt) wil dat een ontvanger (iemand die informatie ontvangt) begrijpt. In deze les zullen we zenders aanduiden als communicators, en ontvangers als het publiek.

Data Communicatie & Verhalen Vertellen

We begrijpen dat het doel van communicatie is om informatie over te brengen of uit te wisselen. Maar bij het communiceren van data zou je doel niet simpelweg moeten zijn om cijfers door te geven aan je publiek. Je doel zou moeten zijn om een verhaal te vertellen dat door je data wordt ondersteund – effectieve data communicatie en verhalen vertellen gaan hand in hand. Je publiek zal zich eerder een verhaal herinneren dat je vertelt, dan een cijfer dat je geeft. Later in deze les bespreken we een paar manieren waarop je verhalen kunt gebruiken om je data effectiever te communiceren.

Soorten Communicatie

In deze les worden twee verschillende soorten communicatie besproken: eenrichtingscommunicatie en tweerichtingscommunicatie.

Eenrichtingscommunicatie vindt plaats wanneer een zender informatie naar een ontvanger stuurt, zonder enige feedback of reactie. We zien voorbeelden van eenrichtingscommunicatie elke dag – in bulk/massamails, wanneer het nieuws de laatste verhalen brengt, of zelfs wanneer een televisiereclame vertelt waarom hun product geweldig is. In elk van deze gevallen zoekt de zender geen uitwisseling van informatie. Ze willen alleen informatie overbrengen of leveren.

Tweerichtingscommunicatie vindt plaats wanneer alle betrokken partijen zowel zender als ontvanger zijn. Een zender begint met communiceren naar een ontvanger, en de ontvanger geeft feedback of een reactie. Tweerichtingscommunicatie is wat we traditioneel bedoelen als we het over communicatie hebben. We denken meestal aan mensen die in gesprek zijn – persoonlijk, via een telefoongesprek, sociale media of sms.

Bij het communiceren van data zijn er situaties waarin je eenrichtingscommunicatie gebruikt (denk aan presenteren op een conferentie of aan een grote groep waar direct geen vragen worden gesteld) en situaties waarin je tweerichtingscommunicatie gebruikt (denk aan het overtuigen van een paar belanghebbenden om ergens in te investeren, of een teamgenoot overtuigen om tijd en moeite te steken in het bouwen van iets nieuws).

Effectieve Communicatie

Jouw Verantwoordelijkheden als Communicator

Bij communicatie is het jouw taak om ervoor te zorgen dat je ontvanger(s) de informatie oppikken die jij wilt overbrengen. Bij het communiceren van data wil je niet alleen dat je ontvangers cijfers onthouden, je wilt dat ze een verhaal onthouden dat door je data wordt ondersteund. Een goede data communicator is een goede verhalenverteller.

Hoe vertel je een verhaal met data? Er zijn oneindig veel manieren – maar hieronder staan 6 strategieën die we in deze les bespreken:

1. Begrijp je publiek, je kanaal en je communicatiemethode
2. Begin met het einde in gedachten
3. Benader het als een echt verhaal
4. Gebruik betekenisvolle woorden en zinnen
5. Gebruik emotie

Elke van deze strategieën wordt hieronder in meer detail uitgelegd.

1. Begrijp je Publiek, je Kanaal & je Communicatiemethode

De manier waarop je met familieleden communiceert, is waarschijnlijk anders dan hoe je met vrienden communiceert. Je gebruikt waarschijnlijk andere woorden en zinnen die de mensen met wie je spreekt beter begrijpen. Je zou dezelfde aanpak moeten hanteren bij het communiceren van data. Denk na over wie je publiek is. Denk na over hun doelen en de context die ze hebben over de situatie die je uitlegt.

Je kunt je publiek waarschijnlijk groeperen in een categorie. In een artikel van Harvard Business Review, “How to Tell a Story with Data,” identificeert Dell Executive Strategist Jim Stikeleather vijf categorieën van publiek:

• Novice: eerste kennismaking met het onderwerp, maar wil geen overdreven simplificatie
• Generalist: bekend met het onderwerp, maar zoekt een overzicht en de belangrijkste thema's
• Managerial: diepgaand, actiegericht begrip van details en onderlinge verbanden met toegang tot details
• Expert: meer gericht op verkenning en ontdekking en minder op verhalen vertellen met veel details
• Executive: heeft alleen tijd om de betekenis en conclusies van gewogen waarschijnlijkheden te begrijpen

Deze categorieën kunnen je helpen bepalen hoe je data aan je publiek presenteert.

Naast het overwegen van de categorie van je publiek, moet je ook nadenken over het kanaal dat je gebruikt om met je publiek te communiceren. Je aanpak moet iets anders zijn als je een memo of e-mail schrijft versus een vergadering hebt of presenteert op een conferentie.

Bovendien is het belangrijk om te weten of je eenrichtingscommunicatie of tweerichtingscommunicatie gebruikt.

Als je communiceert met een voornamelijk Novice-publiek en je gebruikt eenrichtingscommunicatie, moet je eerst je publiek informeren en hen de juiste context geven. Vervolgens moet je je data presenteren en uitleggen wat het betekent en waarom het belangrijk is. In dit geval wil je je richten op helderheid, omdat je publiek je geen directe vragen kan stellen.

Als je communiceert met een voornamelijk Managerial-publiek en je gebruikt tweerichtingscommunicatie, hoef je waarschijnlijk je publiek niet te informeren of veel context te geven. Je kunt waarschijnlijk direct beginnen met het bespreken van de data die je hebt verzameld en waarom het belangrijk is. In dit scenario moet je echter letten op timing en controle over je presentatie. Bij tweerichtingscommunicatie (vooral met een Managerial-publiek dat op zoek is naar een "actiegericht begrip van details en onderlinge verbanden") kunnen er vragen opkomen die de discussie in een richting sturen die niet aansluit bij het verhaal dat je probeert te vertellen. Wanneer dit gebeurt, kun je actie ondernemen om de discussie weer op koers te brengen.

2. Begin met het Einde in Gedachten

Beginnen met het einde in gedachten betekent dat je van tevoren begrijpt wat je wilt dat je publiek meeneemt voordat je begint met communiceren. Door van tevoren na te denken over wat je publiek moet meenemen, kun je een verhaal creëren dat je publiek kan volgen. Dit is geschikt voor zowel eenrichtings- als tweerichtingscommunicatie.

Hoe begin je met het einde in gedachten? Schrijf voordat je je data communiceert je belangrijkste punten op. Vraag jezelf vervolgens bij elke stap in de voorbereiding van het verhaal dat je wilt vertellen: "Hoe past dit in het verhaal dat ik vertel?"

Let op – Hoewel beginnen met het einde in gedachten ideaal is, wil je niet alleen de data communiceren die je belangrijkste punten ondersteunt. Dit wordt Cherry-Picking genoemd, wat gebeurt wanneer een communicator alleen data communiceert die zijn of haar punt ondersteunt en alle andere data negeert.

Als alle data die je hebt verzameld duidelijk je belangrijkste punten ondersteunt, geweldig. Maar als er data is die je punten niet ondersteunt, of zelfs een argument tegen je belangrijkste punten ondersteunt, moet je die data ook communiceren. Wees in dat geval eerlijk tegen je publiek en leg uit waarom je ervoor kiest om bij je verhaal te blijven, zelfs als niet alle data het ondersteunt.

3. Benader het als een Echt Verhaal

Een traditioneel verhaal verloopt in 5 fasen. Misschien heb je deze fasen gehoord als Expositie, Oplopende Actie, Climax, Afnemende Actie en Ontknoping. Of eenvoudiger: Context, Conflict, Climax, Afsluiting, Conclusie. Bij het communiceren van je data en je verhaal kun je een vergelijkbare aanpak hanteren.

Begin met de context, schets de situatie en zorg ervoor dat je publiek op dezelfde lijn zit. Introduceer vervolgens het conflict. Waarom moest je deze data verzamelen? Welke problemen probeerde je op te lossen? Daarna komt de climax. Wat is de data? Wat betekent de data? Welke oplossingen geeft de data aan? Vervolgens kom je bij de afsluiting, waar je het probleem en de voorgestelde oplossing(en) kunt herhalen. Tot slot kom je bij de conclusie, waar je je belangrijkste punten samenvat en de volgende stappen aanbeveelt.

4. Gebruik Betekenisvolle Woorden & Zinnen

Als ik tegen je zou zeggen: "Onze gebruikers doen er lang over om zich aan te melden op ons platform," hoe lang zou je dan denken dat "lang" is? Een uur? Een week? Het is moeilijk te zeggen. Wat als ik dat tegen een heel publiek zou zeggen? Iedereen in het publiek zou een ander idee kunnen hebben van hoe lang gebruikers erover doen om zich aan te melden.

Wat als ik in plaats daarvan zou zeggen: "Onze gebruikers doen er gemiddeld 3 minuten over om zich aan te melden op ons platform."

Die boodschap is veel duidelijker. Bij het communiceren van data is het gemakkelijk om te denken dat iedereen in je publiek hetzelfde denkt als jij. Maar dat is niet altijd het geval. Het is jouw verantwoordelijkheid als communicator om duidelijkheid te scheppen over je data en wat het betekent. Als het verhaal of de data niet duidelijk is, zal je publiek moeite hebben om het te volgen, en is het minder waarschijnlijk dat ze je belangrijkste punten begrijpen.

Je kunt data duidelijker communiceren door betekenisvolle woorden en zinnen te gebruiken in plaats van vage. Hieronder staan enkele voorbeelden:

• We hadden een indrukwekkend jaar!
  • De ene persoon kan denken dat indrukwekkend een stijging van 2% - 3% betekent, terwijl een ander denkt aan 50% - 60%.
• Het succespercentage van onze gebruikers is dramatisch gestegen.
  • Hoe groot is een dramatische stijging?
• Deze taak vereist aanzienlijke inspanning.
  • Hoeveel inspanning is aanzienlijk?

Vage woorden kunnen nuttig zijn als introductie tot meer data die nog komt, of als samenvatting van het verhaal dat je net hebt verteld. Maar zorg ervoor dat elk deel van je presentatie duidelijk is voor je publiek.

5. Gebruik Emotie

Emotie is essentieel bij verhalen vertellen. Het is nog belangrijker wanneer je een verhaal vertelt met data. Bij het communiceren van data draait alles om de belangrijkste punten die je wilt dat je publiek onthoudt. Door emotie op te roepen bij je publiek, help je hen empathie te voelen en vergroot je de kans dat ze actie ondernemen. Emotie verhoogt ook de kans dat je publiek je boodschap onthoudt.

Je hebt dit misschien eerder ervaren met tv-reclames. Sommige reclames zijn erg somber en gebruiken een verdrietige emotie om een connectie te maken met hun publiek en de data die ze presenteren echt te laten opvallen. Andere reclames zijn juist heel vrolijk en maken je blij, waardoor je hun data met een positief gevoel associeert.

Hoe gebruik je emotie bij het communiceren van data? Hieronder staan een paar manieren:

• Gebruik Getuigenissen en Persoonlijke Verhalen
  • Verzamel zowel kwantitatieve als kwalitatieve data en integreer beide typen data in je communicatie. Als je data voornamelijk kwantitatief is, zoek dan verhalen van individuen om meer te leren over hun ervaring met wat je data vertelt.
• Gebruik Beelden
  • Beelden helpen een publiek zichzelf in een situatie te zien. Door beelden te gebruiken, kun je je publiek sturen naar de emotie die ze volgens jou zouden moeten voelen over je data.
• Gebruik Kleur
  • Verschillende kleuren roepen verschillende emoties op. Populaire kleuren en de emoties die ze oproepen zijn hieronder weergegeven. Let op: kleuren kunnen in verschillende culturen verschillende betekenissen hebben.
    • Blauw roept meestal gevoelens van rust en vertrouwen op
    • Groen wordt vaak geassocieerd met natuur en milieu
    • Rood staat vaak voor passie en opwinding
    • Geel wordt vaak geassocieerd met optimisme en geluk

Communicatie Case Study

Emerson is een Product Manager voor een mobiele app. Emerson heeft opgemerkt dat klanten in het weekend 42% meer klachten en bugrapporten indienen. Emerson merkte ook dat klanten die een klacht indienen die na 48 uur onbeantwoord blijft, 32% meer kans hebben om de app een beoordeling van 1 of 2 sterren te geven in de app store.

Na onderzoek heeft Emerson een paar oplossingen gevonden die het probleem kunnen aanpakken. Emerson plant een vergadering van 30 minuten met de 3 leidinggevenden van het bedrijf om de data en de voorgestelde oplossingen te communiceren.

Tijdens deze vergadering is het doel van Emerson om de leidinggevenden te laten begrijpen dat de onderstaande 2 oplossingen de beoordeling van de app kunnen verbeteren, wat waarschijnlijk zal leiden tot hogere inkomsten.

Oplossing 1. Klantenservicemedewerkers inhuren om in het weekend te werken

Oplossing 2. Een nieuw ticketsysteem voor klantenservice aanschaffen waarmee medewerkers gemakkelijk kunnen zien welke klachten het langst in de wachtrij staan – zodat ze weten welke ze het eerst moeten behandelen. In de vergadering besteedt Emerson 5 minuten aan het uitleggen waarom een lage beoordeling in de app store slecht is, 10 minuten aan het uitleggen van het onderzoeksproces en hoe de trends zijn geïdentificeerd, 10 minuten aan het doornemen van enkele recente klachten van klanten, en de laatste 5 minuten aan het vluchtig bespreken van de 2 mogelijke oplossingen.

Was dit een effectieve manier voor Emerson om te communiceren tijdens deze vergadering?

Tijdens de vergadering richtte één van de leidinggevenden zich volledig op de 10 minuten waarin Emerson de klachten van klanten besprak. Na de vergadering waren deze klachten het enige wat deze teamleider zich herinnerde. Een andere leidinggevende richtte zich vooral op Emersons uitleg over het onderzoeksproces. De derde leidinggevende herinnerde zich wel de voorgestelde oplossingen, maar wist niet zeker hoe die oplossingen geïmplementeerd konden worden.

In de bovenstaande situatie kun je zien dat er een aanzienlijke kloof was tussen wat Emerson wilde dat de leidinggevenden uit de vergadering zouden meenemen, en wat ze uiteindelijk meenamen. Hieronder staat een andere aanpak die Emerson zou kunnen overwegen.

Hoe kan Emerson deze aanpak verbeteren?
Context, Conflict, Climax, Closure, Conclusie
Context - Emerson zou de eerste 5 minuten kunnen besteden aan het introduceren van de hele situatie en ervoor zorgen dat de leidinggevenden begrijpen hoe de problemen van invloed zijn op belangrijke bedrijfsstatistieken, zoals de omzet.

Het zou als volgt kunnen worden gepresenteerd: "Op dit moment heeft onze app een beoordeling van 2,5 in de app store. Beoordelingen in de app store zijn cruciaal voor App Store Optimization, wat invloed heeft op hoeveel gebruikers onze app zien in zoekresultaten en hoe potentiële gebruikers onze app beoordelen. En natuurlijk is het aantal gebruikers direct gekoppeld aan de omzet."

Conflict Emerson zou vervolgens ongeveer 5 minuten kunnen besteden aan het bespreken van het conflict.

Het zou als volgt kunnen worden verwoord: “Gebruikers dienen 42% meer klachten en bugrapporten in tijdens het weekend. Klanten die een klacht indienen die na 48 uur onbeantwoord blijft, zijn 32% minder geneigd om onze app een beoordeling van meer dan een 2 te geven in de app store. Het verbeteren van de beoordeling van onze app in de app store naar een 4 zou onze zichtbaarheid met 20-30% verbeteren, wat volgens mijn schatting de omzet met 10% zou verhogen." Uiteraard moet Emerson voorbereid zijn om deze cijfers te onderbouwen.

Climax Na het leggen van de basis kan Emerson vervolgens ongeveer 5 minuten besteden aan de Climax.

Emerson kan de voorgestelde oplossingen introduceren, uitleggen hoe deze oplossingen de geschetste problemen aanpakken, hoe deze oplossingen in bestaande workflows kunnen worden geïntegreerd, wat de kosten van de oplossingen zijn, wat het rendement op investering (ROI) zou zijn, en misschien zelfs enkele screenshots of wireframes laten zien van hoe de oplossingen eruit zouden zien als ze worden geïmplementeerd. Emerson kan ook getuigenissen delen van gebruikers die langer dan 48 uur moesten wachten op een reactie op hun klacht, en zelfs een getuigenis van een huidige klantenservicemedewerker binnen het bedrijf die opmerkingen heeft over het huidige ticketsysteem.

Closure Vervolgens kan Emerson 5 minuten besteden aan het herhalen van de problemen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd, de voorgestelde oplossingen opnieuw bekijken en uitleggen waarom die oplossingen de juiste zijn.

Conclusie Omdat dit een vergadering is met een paar belanghebbenden waarin tweerichtingscommunicatie wordt gebruikt, kan Emerson plannen om 10 minuten vrij te maken voor vragen, zodat alles wat onduidelijk was voor de leidinggevenden kan worden opgehelderd voordat de vergadering voorbij is.

Als Emerson aanpak #2 zou volgen, is de kans veel groter dat de leidinggevenden uit de vergadering meenemen wat Emerson wilde dat ze zouden meenemen – namelijk dat de manier waarop klachten en bugs worden afgehandeld verbeterd kan worden, en dat er 2 oplossingen zijn die kunnen worden geïmplementeerd om die verbetering te realiseren. Deze aanpak zou een veel effectievere manier zijn om de gegevens en het verhaal dat Emerson wil overbrengen, te communiceren.

Conclusie

Samenvatting van de belangrijkste punten

• Communiceren betekent informatie overbrengen of uitwisselen.
• Bij het communiceren van gegevens moet je doel niet simpelweg zijn om cijfers door te geven aan je publiek. Je doel moet zijn om een verhaal te vertellen dat door je gegevens wordt ondersteund.
• Er zijn 2 soorten communicatie: eenrichtingscommunicatie (informatie wordt gecommuniceerd zonder de intentie van een reactie) en tweerichtingscommunicatie (informatie wordt heen en weer gecommuniceerd).
• Er zijn veel strategieën die je kunt gebruiken om een verhaal te vertellen met je gegevens. Vijf strategieën die we hebben besproken zijn:
  • Begrijp je publiek, je medium en je communicatiemethode
  • Begin met het einddoel in gedachten
  • Benader het als een echt verhaal
  • Gebruik betekenisvolle woorden en zinnen
  • Gebruik emotie

Aanbevolen bronnen voor zelfstudie

The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion

1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)

How to Tell a Story with Data (hbr.org)

Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)

6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)

How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog

6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights

The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency

Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)

Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)

Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide

How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint

Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)

The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)

Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)

Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)

Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology

Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science

1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)

Post-Lecture Quiz

Beoordeel wat je zojuist hebt geleerd met de bovenstaande Post-Lecture Quiz!

Opdracht

Marktonderzoek

---

Disclaimer:
Dit document is vertaald met behulp van de AI-vertalingsservice Co-op Translator. Hoewel we streven naar nauwkeurigheid, dient u zich ervan bewust te zijn dat geautomatiseerde vertalingen fouten of onnauwkeurigheden kunnen bevatten. Het originele document in de oorspronkelijke taal moet worden beschouwd als de gezaghebbende bron. Voor kritieke informatie wordt professionele menselijke vertaling aanbevolen. Wij zijn niet aansprakelijk voor misverstanden of verkeerde interpretaties die voortvloeien uit het gebruik van deze vertaling.