Data-Science-For-Beginners/translations/ms/4-Data-Science-Lifecycle/16-communication

Kitaran Hayat Sains Data: Komunikasi

Kitaran Hayat Sains Data: Komunikasi - Sketchnote oleh @nitya

Kuiz Pra-Kuliah

Uji pengetahuan anda tentang apa yang akan dipelajari dengan Kuiz Pra-Kuliah di atas!

Pengenalan

Apa itu Komunikasi?

Mari kita mulakan pelajaran ini dengan mendefinisikan apa maksud komunikasi. Komunikasi adalah menyampaikan atau bertukar maklumat. Maklumat boleh berupa idea, pemikiran, perasaan, mesej, isyarat tersembunyi, data – apa sahaja yang ingin disampaikan oleh penghantar (seseorang yang menghantar maklumat) kepada penerima (seseorang yang menerima maklumat) untuk difahami. Dalam pelajaran ini, kita akan merujuk penghantar sebagai komunikator, dan penerima sebagai audiens.

Komunikasi Data & Penceritaan

Kita faham bahawa tujuan komunikasi adalah untuk menyampaikan atau bertukar maklumat. Tetapi apabila berkomunikasi data, tujuan anda bukan sekadar menyampaikan angka kepada audiens anda. Tujuan anda adalah untuk menyampaikan sebuah cerita yang dimaklumkan oleh data anda - komunikasi data yang berkesan dan penceritaan saling berkait rapat. Audiens anda lebih cenderung mengingati cerita yang anda sampaikan berbanding angka yang anda berikan. Kemudian dalam pelajaran ini, kita akan membincangkan beberapa cara untuk menggunakan penceritaan bagi menyampaikan data anda dengan lebih berkesan.

Jenis-Jenis Komunikasi

Sepanjang pelajaran ini, dua jenis komunikasi akan dibincangkan: Komunikasi Satu Hala dan Komunikasi Dua Hala.

Komunikasi satu hala berlaku apabila penghantar menyampaikan maklumat kepada penerima tanpa sebarang maklum balas atau respons. Kita melihat contoh komunikasi satu hala setiap hari – dalam e-mel pukal, apabila berita menyampaikan cerita terkini, atau apabila iklan televisyen muncul dan memberitahu anda mengapa produk mereka hebat. Dalam setiap situasi ini, penghantar tidak mencari pertukaran maklumat. Mereka hanya ingin menyampaikan atau menyebarkan maklumat.

Komunikasi dua hala berlaku apabila semua pihak yang terlibat bertindak sebagai penghantar dan penerima. Penghantar akan memulakan dengan berkomunikasi kepada penerima, dan penerima akan memberikan maklum balas atau respons. Komunikasi dua hala adalah apa yang biasanya kita fikirkan apabila bercakap tentang komunikasi. Kita biasanya membayangkan orang yang terlibat dalam perbualan - sama ada secara langsung, melalui panggilan telefon, media sosial, atau mesej teks.

Apabila berkomunikasi data, akan ada situasi di mana anda menggunakan komunikasi satu hala (contohnya, semasa pembentangan di persidangan atau kepada kumpulan besar di mana soalan tidak akan diajukan secara langsung selepas itu) dan ada situasi di mana anda menggunakan komunikasi dua hala (contohnya, menggunakan data untuk meyakinkan beberapa pihak berkepentingan untuk menyokong sesuatu, atau untuk meyakinkan rakan sepasukan bahawa masa dan usaha perlu dilaburkan untuk membina sesuatu yang baru).

Komunikasi Berkesan

Tanggungjawab Anda sebagai Komunikator

Apabila berkomunikasi, adalah tanggungjawab anda untuk memastikan penerima memahami maklumat yang anda ingin sampaikan. Apabila anda berkomunikasi data, anda tidak hanya mahu penerima memahami angka, tetapi juga cerita yang dimaklumkan oleh data anda. Seorang komunikator data yang baik adalah seorang pencerita yang baik.

Bagaimana anda menceritakan sebuah cerita dengan data? Terdapat pelbagai cara – tetapi di bawah adalah 6 cara yang akan kita bincangkan dalam pelajaran ini.

1. Fahami Audiens Anda, Saluran Anda, & Kaedah Komunikasi Anda
2. Mulakan dengan Hasil Akhir dalam Fikiran
3. Dekati Seperti Sebuah Cerita Sebenar
4. Gunakan Kata-Kata & Frasa yang Bermakna
5. Gunakan Emosi

Setiap strategi ini dijelaskan dengan lebih terperinci di bawah.

1. Fahami Audiens Anda, Saluran Anda & Kaedah Komunikasi Anda

Cara anda berkomunikasi dengan ahli keluarga mungkin berbeza daripada cara anda berkomunikasi dengan rakan-rakan anda. Anda mungkin menggunakan kata-kata dan frasa yang berbeza yang lebih mudah difahami oleh orang yang anda bercakap. Anda harus mengambil pendekatan yang sama apabila berkomunikasi data. Fikirkan tentang siapa yang anda sedang berkomunikasi. Fikirkan tentang matlamat mereka dan konteks yang mereka miliki tentang situasi yang anda jelaskan kepada mereka.

Anda mungkin dapat mengelompokkan majoriti audiens anda ke dalam kategori tertentu. Dalam artikel Harvard Business Review, “How to Tell a Story with Data,” Pakar Strategi Eksekutif Dell, Jim Stikeleather mengenal pasti lima kategori audiens.

• Novis: pendedahan pertama kepada subjek, tetapi tidak mahu penjelasan yang terlalu ringkas
• Umum: sedar tentang topik, tetapi mencari pemahaman keseluruhan dan tema utama
• Pengurusan: pemahaman mendalam yang boleh diambil tindakan tentang kerumitan dan hubungan dengan akses kepada butiran
• Pakar: lebih kepada penerokaan dan penemuan dan kurang kepada penceritaan dengan butiran yang mendalam
• Eksekutif: hanya mempunyai masa untuk memahami kepentingan dan kesimpulan kebarangkalian yang diberi berat

Kategori ini boleh mempengaruhi cara anda menyampaikan data kepada audiens anda.

Selain memikirkan kategori audiens anda, anda juga harus mempertimbangkan saluran yang anda gunakan untuk berkomunikasi dengan audiens anda. Pendekatan anda harus sedikit berbeza jika anda menulis memo atau e-mel berbanding mengadakan mesyuarat atau membuat pembentangan di persidangan.

Di samping memahami audiens anda, mengetahui bagaimana anda akan berkomunikasi dengan mereka (menggunakan komunikasi satu hala atau dua hala) juga penting.

Jika anda berkomunikasi dengan majoriti audiens Novis dan menggunakan komunikasi satu hala, anda mesti terlebih dahulu mendidik audiens dan memberikan mereka konteks yang sesuai. Kemudian anda mesti membentangkan data anda kepada mereka dan memberitahu mereka apa maksud data anda dan mengapa data anda penting. Dalam situasi ini, anda mungkin ingin memberi tumpuan kepada kejelasan, kerana audiens anda tidak akan dapat bertanya soalan secara langsung.

Jika anda berkomunikasi dengan majoriti audiens Pengurusan dan menggunakan komunikasi dua hala, anda mungkin tidak perlu mendidik audiens anda atau memberikan mereka banyak konteks. Anda mungkin boleh terus membincangkan data yang telah anda kumpulkan dan mengapa ia penting. Dalam senario ini, anda harus memberi tumpuan kepada masa dan mengawal pembentangan anda. Apabila menggunakan komunikasi dua hala (terutamanya dengan audiens Pengurusan yang mencari "pemahaman yang boleh diambil tindakan tentang kerumitan dan hubungan dengan akses kepada butiran") soalan mungkin timbul semasa interaksi anda yang boleh membawa perbincangan ke arah yang tidak berkaitan dengan cerita yang anda cuba sampaikan. Apabila ini berlaku, anda boleh mengambil tindakan dan mengembalikan perbincangan kepada cerita anda.

2. Mulakan dengan Hasil Akhir dalam Fikiran

Memulakan dengan hasil akhir dalam fikiran bermaksud memahami apa yang anda ingin audiens anda ambil sebelum anda mula berkomunikasi dengan mereka. Berfikir dengan teliti tentang apa yang anda ingin audiens anda ambil terlebih dahulu boleh membantu anda menyusun cerita yang boleh diikuti oleh audiens anda. Memulakan dengan hasil akhir dalam fikiran sesuai untuk komunikasi satu hala dan dua hala.

Bagaimana anda memulakan dengan hasil akhir dalam fikiran? Sebelum berkomunikasi data anda, tuliskan perkara utama yang anda ingin sampaikan. Kemudian, setiap langkah semasa anda menyediakan cerita yang ingin anda sampaikan dengan data anda, tanyakan kepada diri anda, "Bagaimana ini berkait dengan cerita yang saya sampaikan?"

Berhati-hati – Walaupun memulakan dengan hasil akhir dalam fikiran adalah ideal, anda tidak mahu hanya berkomunikasi data yang menyokong perkara utama yang anda ingin sampaikan. Ini dipanggil Cherry-Picking, yang berlaku apabila seorang komunikator hanya menyampaikan data yang menyokong pandangan mereka dan mengabaikan semua data lain.

Jika semua data yang anda kumpulkan jelas menyokong perkara utama anda, bagus. Tetapi jika terdapat data yang anda kumpulkan yang tidak menyokong perkara utama anda, atau bahkan menyokong hujah yang bertentangan dengan perkara utama anda, anda juga harus menyampaikan data tersebut. Jika ini berlaku, bersikap jujur dengan audiens anda dan beritahu mereka mengapa anda memilih untuk tetap dengan cerita anda walaupun semua data tidak semestinya menyokongnya.

3. Dekati Seperti Sebuah Cerita Sebenar

Sebuah cerita tradisional berlaku dalam 5 Fasa. Anda mungkin pernah mendengar fasa-fasa ini dinyatakan sebagai Eksposisi, Tindakan Meningkat, Klimaks, Tindakan Menurun, dan Penutup. Atau yang lebih mudah diingati: Konteks, Konflik, Klimaks, Penutupan, Kesimpulan. Apabila berkomunikasi data dan cerita anda, anda boleh mengambil pendekatan yang serupa.

Anda boleh bermula dengan konteks, menetapkan latar dan memastikan audiens anda berada pada halaman yang sama. Kemudian perkenalkan konflik. Mengapa anda perlu mengumpulkan data ini? Masalah apa yang anda cuba selesaikan? Selepas itu, klimaks. Apakah data itu? Apa maksud data itu? Apakah penyelesaian yang diberitahu oleh data kepada kita? Kemudian anda sampai ke penutupan, di mana anda boleh mengulangi masalah dan penyelesaian yang dicadangkan. Akhir sekali, kita sampai ke kesimpulan, di mana anda boleh meringkaskan perkara utama anda dan langkah seterusnya yang anda cadangkan kepada pasukan.

4. Gunakan Kata-Kata & Frasa yang Bermakna

Jika anda dan saya bekerja bersama pada sebuah produk, dan saya berkata kepada anda "Pengguna kita mengambil masa yang lama untuk mendaftar ke platform kita," berapa lama anda anggap "masa yang lama" itu? Satu jam? Seminggu? Sukar untuk diketahui. Bagaimana jika saya berkata begitu kepada seluruh audiens? Setiap orang dalam audiens mungkin mempunyai idea yang berbeza tentang berapa lama pengguna mengambil masa untuk mendaftar ke platform kita.

Sebaliknya, bagaimana jika saya berkata "Pengguna kita mengambil masa, secara purata, 3 minit untuk mendaftar dan mendaftar ke platform kita."

Mesej itu lebih jelas. Apabila berkomunikasi data, mudah untuk berfikir bahawa semua orang dalam audiens anda berfikir seperti anda. Tetapi itu tidak selalu berlaku. Menyampaikan kejelasan tentang data anda dan apa maksudnya adalah salah satu tanggungjawab anda sebagai komunikator. Jika data atau cerita anda tidak jelas, audiens anda akan sukar untuk mengikuti, dan mereka kurang berkemungkinan untuk memahami perkara utama anda.

Anda boleh berkomunikasi data dengan lebih jelas apabila anda menggunakan kata-kata dan frasa yang bermakna, bukannya yang kabur. Di bawah adalah beberapa contoh.

• Kami mempunyai tahun yang mengagumkan!
  • Seseorang mungkin berfikir bahawa mengagumkan bermaksud peningkatan 2% - 3% dalam pendapatan, dan seseorang mungkin berfikir ia bermaksud peningkatan 50% - 60%.
• Kadar kejayaan pengguna kami meningkat secara dramatik.
  • Berapa besar peningkatan yang dianggap dramatik?
• Usaha ini memerlukan usaha yang signifikan.
  • Berapa banyak usaha yang dianggap signifikan?

Menggunakan kata-kata kabur boleh berguna sebagai pengenalan kepada lebih banyak data yang akan datang, atau sebagai ringkasan cerita yang baru anda sampaikan. Tetapi pertimbangkan untuk memastikan setiap bahagian pembentangan anda jelas untuk audiens anda.

5. Gunakan Emosi

Emosi adalah kunci dalam penceritaan. Ia lebih penting lagi apabila anda menceritakan sebuah cerita dengan data. Apabila anda berkomunikasi data, semuanya tertumpu pada perkara utama yang anda ingin audiens anda ambil. Apabila anda membangkitkan emosi kepada audiens, ia membantu mereka berempati, dan membuat mereka lebih cenderung untuk bertindak. Emosi juga meningkatkan kemungkinan audiens akan mengingati mesej anda.

Anda mungkin pernah mengalami ini sebelum ini dengan iklan TV. Sesetengah iklan sangat suram, dan menggunakan emosi sedih untuk berhubung dengan audiens mereka dan membuat data yang mereka sampaikan benar-benar menonjol. Atau, sesetengah iklan sangat ceria dan gembira yang mungkin membuat anda mengaitkan data mereka dengan perasaan gembira.

Bagaimana anda menggunakan emosi apabila berkomunikasi data? Di bawah adalah beberapa cara.

• Gunakan Testimoni dan Cerita Peribadi
  • Apabila mengumpulkan data, cuba kumpulkan data kuantitatif dan kualitatif, dan gabungkan kedua-dua jenis data apabila anda berkomunikasi. Jika data anda terutamanya kuantitatif, cari cerita daripada individu untuk mengetahui lebih lanjut tentang pengalaman mereka dengan apa sahaja yang data anda sampaikan.
• Gunakan Imej
  • Imej membantu audiens melihat diri mereka dalam situasi. Apabila anda menggunakan imej, anda boleh mendorong audiens ke arah emosi yang anda rasa mereka patut ada tentang data anda.
• Gunakan Warna
  • Warna yang berbeza membangkitkan emosi yang berbeza. Warna popular dan emosi yang mereka bangkitkan adalah seperti berikut. Berhati-hati, warna boleh mempunyai makna yang berbeza dalam budaya yang berbeza.
    • Biru biasanya membangkitkan emosi damai dan kepercayaan
    • Hijau biasanya berkaitan dengan alam semula jadi dan persekitaran
    • Merah biasanya melambangkan semangat dan keterujaan
    • Kuning biasanya optimisme dan kebahagiaan

Kajian Kes Komunikasi

Emerson adalah seorang Pengurus Produk untuk aplikasi mudah alih. Emerson menyedari bahawa pelanggan mengemukakan 42% lebih banyak aduan dan laporan pepijat pada hujung minggu. Emerson juga menyedari bahawa pelanggan yang mengemukakan aduan yang tidak dijawab selepas 48 jam adalah 32% lebih cenderung untuk memberikan aplikasi itu penilaian 1 atau 2 di gedung aplikasi.

Selepas melakukan penyelidikan, Emerson mempunyai beberapa penyelesaian yang akan menangani isu tersebut. Emerson mengatur mesyuarat selama 30 minit dengan 3 ketua syarikat untuk menyampaikan data dan penyelesaian yang dicadangkan.

Semasa mesyuarat ini, matlamat Emerson adalah untuk memastikan ketua syarikat memahami bahawa 2 penyelesaian di bawah boleh meningkatkan penilaian aplikasi, yang mungkin diterjemahkan kepada peningkatan hasil.

Penyelesaian 1. Mengupah wakil khidmat pelanggan untuk bekerja pada hujung minggu

Penyelesaian 2. Membeli sistem tiket khidmat pelanggan baru di mana wakil khidmat pelanggan dapat dengan mudah mengenal pasti aduan mana yang telah berada dalam barisan paling lama – supaya mereka dapat mengetahui mana yang perlu ditangani dengan segera. Dalam mesyuarat, Emerson menghabiskan 5 minit menjelaskan mengapa mempunyai penilaian rendah di kedai aplikasi adalah buruk, 10 minit menjelaskan proses penyelidikan dan bagaimana trend dikenal pasti, 10 minit membincangkan beberapa aduan pelanggan terkini, dan 5 minit terakhir menyentuh secara ringkas 2 penyelesaian yang berpotensi.

Adakah ini cara yang berkesan untuk Emerson berkomunikasi semasa mesyuarat ini?

Semasa mesyuarat, seorang ketua syarikat terlalu fokus pada 10 minit aduan pelanggan yang dibincangkan oleh Emerson. Selepas mesyuarat, aduan-aduan ini adalah satu-satunya perkara yang diingati oleh ketua pasukan tersebut. Seorang lagi ketua syarikat lebih tertumpu pada penerangan Emerson tentang proses penyelidikan. Ketua syarikat ketiga mengingati penyelesaian yang dicadangkan oleh Emerson tetapi tidak pasti bagaimana penyelesaian tersebut boleh dilaksanakan.

Dalam situasi di atas, anda dapat melihat terdapat jurang yang ketara antara apa yang Emerson ingin ketua-ketua pasukan fahami dan apa yang mereka akhirnya fahami daripada mesyuarat tersebut. Di bawah adalah pendekatan lain yang Emerson boleh pertimbangkan.

Bagaimana Emerson boleh memperbaiki pendekatan ini?
Konteks, Konflik, Klimaks, Penutup, Kesimpulan
Konteks - Emerson boleh menghabiskan 5 minit pertama memperkenalkan keseluruhan situasi dan memastikan ketua-ketua pasukan memahami bagaimana masalah ini memberi kesan kepada metrik yang kritikal kepada syarikat, seperti hasil pendapatan.

Ia boleh dijelaskan seperti ini: "Pada masa ini, penilaian aplikasi kami di kedai aplikasi adalah 2.5. Penilaian di kedai aplikasi adalah kritikal untuk Pengoptimuman Kedai Aplikasi, yang mempengaruhi berapa ramai pengguna yang melihat aplikasi kami dalam carian, dan bagaimana aplikasi kami dilihat oleh pengguna berpotensi. Dan sudah tentu, bilangan pengguna yang kami ada berkait secara langsung dengan hasil pendapatan."

Konflik Emerson kemudian boleh bercakap selama 5 minit seterusnya tentang konflik.

Ia boleh dijelaskan seperti ini: “Pengguna menghantar 42% lebih banyak aduan dan laporan pepijat pada hujung minggu. Pelanggan yang menghantar aduan yang tidak dijawab selepas 48 jam adalah 32% kurang berkemungkinan memberikan aplikasi kami penilaian lebih daripada 2 di kedai aplikasi. Meningkatkan penilaian aplikasi kami di kedai aplikasi kepada 4 akan meningkatkan keterlihatan kami sebanyak 20-30%, yang saya jangka akan meningkatkan hasil pendapatan sebanyak 10%." Sudah tentu, Emerson perlu bersedia untuk membuktikan angka-angka ini.

Klimaks Selepas meletakkan asas, Emerson boleh beralih kepada Klimaks selama kira-kira 5 minit.

Emerson boleh memperkenalkan penyelesaian yang dicadangkan, menjelaskan bagaimana penyelesaian tersebut akan menangani isu-isu yang dinyatakan, bagaimana penyelesaian tersebut boleh dilaksanakan dalam aliran kerja sedia ada, berapa kos penyelesaian tersebut, apakah ROI penyelesaian tersebut, dan mungkin juga menunjukkan beberapa tangkapan skrin atau wireframe tentang bagaimana penyelesaian tersebut akan kelihatan jika dilaksanakan. Emerson juga boleh berkongsi testimoni daripada pengguna yang aduannya mengambil masa lebih daripada 48 jam untuk diselesaikan, dan juga testimoni daripada wakil perkhidmatan pelanggan semasa dalam syarikat yang mempunyai komen tentang sistem tiket semasa.

Penutup Sekarang Emerson boleh menghabiskan 5 minit mengulangi masalah yang dihadapi oleh syarikat, mengimbas kembali penyelesaian yang dicadangkan, dan mengulas mengapa penyelesaian tersebut adalah yang terbaik.

Kesimpulan Oleh kerana ini adalah mesyuarat dengan beberapa pihak berkepentingan di mana komunikasi dua hala akan digunakan, Emerson boleh merancang untuk meninggalkan 10 minit untuk soalan, bagi memastikan apa-apa yang mengelirukan kepada ketua-ketua pasukan dapat dijelaskan sebelum mesyuarat berakhir.

Jika Emerson menggunakan pendekatan #2, adalah lebih berkemungkinan bahawa ketua-ketua pasukan akan memahami apa yang Emerson ingin mereka fahami daripada mesyuarat tersebut – bahawa cara aduan dan pepijat ditangani boleh diperbaiki, dan terdapat 2 penyelesaian yang boleh dilaksanakan untuk membuat penambahbaikan tersebut berlaku. Pendekatan ini akan menjadi cara yang jauh lebih berkesan untuk menyampaikan data dan cerita yang Emerson ingin sampaikan.

Kesimpulan

Ringkasan perkara utama

• Untuk berkomunikasi adalah untuk menyampaikan atau bertukar maklumat.
• Apabila berkomunikasi data, matlamat anda bukan sekadar menyampaikan angka kepada audiens anda. Matlamat anda adalah untuk menyampaikan sebuah cerita yang dimaklumkan oleh data anda.
• Terdapat 2 jenis komunikasi, Komunikasi Satu Hala (maklumat disampaikan tanpa niat untuk mendapat maklum balas) dan Komunikasi Dua Hala (maklumat disampaikan secara timbal balik).
• Terdapat banyak strategi yang boleh anda gunakan untuk menceritakan sebuah cerita dengan data anda, 5 strategi yang telah kita bincangkan adalah:
  • Fahami Audiens Anda, Medium Anda, & Kaedah Komunikasi Anda
  • Mulakan dengan Hasil Akhir dalam Fikiran
  • Dekati Ia Seperti Sebuah Cerita Sebenar
  • Gunakan Perkataan & Frasa yang Bermakna
  • Gunakan Emosi

Sumber Disyorkan untuk Kajian Kendiri

The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion

1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)

How to Tell a Story with Data (hbr.org)

Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)

6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)

How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog

6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights

The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency

Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)

Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)

Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide

How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint

Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)

The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)

Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)

Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)

Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology

Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science

1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)

Kuiz Selepas Kuliah

Semak semula apa yang anda baru pelajari dengan Kuiz Selepas Kuliah di atas!

Tugasan

Penyelidikan Pasaran

---

Penafian:
Dokumen ini telah diterjemahkan menggunakan perkhidmatan terjemahan AI Co-op Translator. Walaupun kami berusaha untuk memastikan ketepatan, sila ambil perhatian bahawa terjemahan automatik mungkin mengandungi kesilapan atau ketidaktepatan. Dokumen asal dalam bahasa asalnya harus dianggap sebagai sumber yang berwibawa. Untuk maklumat penting, terjemahan manusia profesional adalah disyorkan. Kami tidak bertanggungjawab atas sebarang salah faham atau salah tafsir yang timbul daripada penggunaan terjemahan ini.