Data-Science-For-Beginners/translations/fi/4-Data-Science-Lifecycle/16-communication

Data Science -elinkaaren vaihe: Viestintä

Data Science -elinkaaren vaihe: Viestintä - Sketchnote by @nitya

Ennakkokysely

Testaa tietosi tulevasta aiheesta yllä olevan ennakkokyselyn avulla!

Johdanto

Mitä viestintä on?

Aloitetaan tämä oppitunti määrittelemällä, mitä viestiminen tarkoittaa. Viestiminen tarkoittaa tiedon välittämistä tai vaihtamista. Tieto voi olla ideoita, ajatuksia, tunteita, viestejä, salaisia signaaleja, dataa – mitä tahansa, mitä lähettäjä (henkilö, joka lähettää tietoa) haluaa vastaanottajan (henkilö, joka vastaanottaa tietoa) ymmärtävän. Tässä oppitunnissa kutsumme lähettäjiä viestijöiksi ja vastaanottajia yleisöksi.

Dataviestintä ja tarinankerronta

Ymmärrämme, että viestinnän tavoitteena on tiedon välittäminen tai vaihtaminen. Mutta kun viestit dataa, tavoitteesi ei pitäisi olla pelkästään numeroiden välittäminen yleisölle. Tavoitteesi tulisi olla tarinan kertominen, joka perustuu dataasi – tehokas dataviestintä ja tarinankerronta kulkevat käsi kädessä. Yleisösi muistaa todennäköisemmin kertomasi tarinan kuin pelkän numeron. Myöhemmin tässä oppitunnissa käymme läpi muutamia tapoja, joilla voit käyttää tarinankerrontaa datasi tehokkaampaan viestintään.

Viestinnän tyypit

Tässä oppitunnissa käsitellään kahta erilaista viestinnän tyyppiä: yksisuuntainen viestintä ja kaksisuuntainen viestintä.

Yksisuuntainen viestintä tapahtuu, kun lähettäjä lähettää tietoa vastaanottajalle ilman palautetta tai vastausta. Näemme esimerkkejä yksisuuntaisesta viestinnästä päivittäin – massasähköposteissa, uutisissa, jotka kertovat viimeisimmät tapahtumat, tai televisiomainoksissa, jotka kertovat, miksi heidän tuotteensa on loistava. Näissä tapauksissa lähettäjä ei pyri tiedon vaihtoon, vaan ainoastaan tiedon välittämiseen.

Kaksisuuntainen viestintä tapahtuu, kun kaikki osapuolet toimivat sekä lähettäjinä että vastaanottajina. Lähettäjä aloittaa viestimällä vastaanottajalle, ja vastaanottaja antaa palautetta tai vastauksen. Kaksisuuntainen viestintä on se, mitä perinteisesti ajattelemme, kun puhumme viestinnästä. Ajattelemme yleensä ihmisiä keskustelemassa – joko kasvotusten, puhelimitse, sosiaalisessa mediassa tai tekstiviestillä.

Kun viestit dataa, on tilanteita, joissa käytät yksisuuntaista viestintää (esimerkiksi konferenssissa esittäminen tai suuren ryhmän edessä, jossa kysymyksiä ei esitetä suoraan) ja tilanteita, joissa käytät kaksisuuntaista viestintää (esimerkiksi datan käyttö sidosryhmien vakuuttamiseen tai tiimikaverin suostutteluun uuden projektin aloittamiseksi).

Tehokas viestintä

Viestijän vastuut

Viestijänä sinun tehtäväsi on varmistaa, että vastaanottajasi ymmärtävät sen tiedon, jonka haluat heidän ymmärtävän. Kun viestit dataa, et halua, että vastaanottajasi ottavat mukaansa pelkkiä numeroita – haluat, että he ottavat mukaansa tarinan, joka perustuu dataasi. Hyvä dataviestijä on hyvä tarinankertoja.

Miten kerrot tarinan datalla? Tapoja on lukemattomia – mutta alla on kuusi, joita käsittelemme tässä oppitunnissa:

1. Ymmärrä yleisösi, kanavasi ja viestintätapasi
2. Aloita lopputulos mielessäsi
3. Lähesty sitä kuin oikeaa tarinaa
4. Käytä merkityksellisiä sanoja ja ilmaisuja
5. Käytä tunteita

Jokainen näistä strategioista selitetään tarkemmin alla.

1. Ymmärrä yleisösi, kanavasi ja viestintätapasi

Tapa, jolla viestit perheenjäsenillesi, on todennäköisesti erilainen kuin tapa, jolla viestit ystävillesi. Käytät todennäköisesti erilaisia sanoja ja ilmaisuja, jotka ovat ymmärrettäviä juuri kyseiselle yleisölle. Sama lähestymistapa kannattaa ottaa, kun viestit dataa. Mieti, kenelle viestit. Mieti heidän tavoitteitaan ja kontekstia, joka heillä on tilanteeseen, jota selität.

Voit todennäköisesti ryhmitellä suurimman osan yleisöstäsi johonkin kategoriaan. Harvard Business Review -artikkelissa "How to Tell a Story with Data" Dellin strategisti Jim Stikeleather tunnistaa viisi yleisökategoriaa:

• Aloittelija: ensimmäinen kosketus aiheeseen, mutta ei halua liiallista yksinkertaistamista
• Yleisluontoinen: tietoinen aiheesta, mutta etsii yleiskuvaa ja pääteemoja
• Johtaja: syvällinen, toiminnallinen ymmärrys yksityiskohdista ja suhteista, pääsy yksityiskohtiin
• Asiantuntija: enemmän tutkimista ja löytämistä, vähemmän tarinankerrontaa, paljon yksityiskohtia
• Johtaja: aikaa vain merkityksen ja johtopäätösten ymmärtämiseen

Nämä kategoriat voivat ohjata tapaa, jolla esität dataa yleisöllesi.

Yleisön kategorian lisäksi sinun tulisi myös ottaa huomioon kanava, jota käytät viestiessäsi yleisöllesi. Lähestymistapasi tulisi olla hieman erilainen, jos kirjoitat muistion tai sähköpostin verrattuna kokoukseen tai konferenssiesitykseen.

Yleisön ymmärtämisen lisäksi on myös tärkeää tietää, käytätkö yksisuuntaista vai kaksisuuntaista viestintää.

Jos viestit pääasiassa aloittelijayleisölle ja käytät yksisuuntaista viestintää, sinun täytyy ensin kouluttaa yleisöä ja antaa heille oikea konteksti. Sitten sinun täytyy esittää datasi ja kertoa, mitä datasi tarkoittaa ja miksi se on tärkeää. Tässä tapauksessa kannattaa keskittyä selkeyden lisäämiseen, koska yleisö ei voi esittää sinulle suoria kysymyksiä.

Jos viestit pääasiassa johtajayleisölle ja käytät kaksisuuntaista viestintää, sinun ei todennäköisesti tarvitse kouluttaa yleisöä tai antaa heille paljon kontekstia. Voit ehkä siirtyä suoraan keskustelemaan keräämästäsi datasta ja sen merkityksestä. Tässä tilanteessa kannattaa kuitenkin keskittyä ajoitukseen ja esityksen hallintaan. Kaksisuuntaisessa viestinnässä (varsinkin johtajayleisön kanssa, joka etsii "toiminnallista ymmärrystä yksityiskohdista ja suhteista") kysymyksiä voi nousta esiin, jotka vievät keskustelun pois tarinasta, jota yrität kertoa. Kun näin tapahtuu, voit ohjata keskustelun takaisin tarinaasi.

2. Aloita lopputulos mielessäsi

Aloittaminen lopputulos mielessä tarkoittaa, että ymmärrät, mitä haluat yleisösi ottavan mukaansa ennen kuin alat viestiä heille. Ajattelemalla etukäteen, mitä haluat yleisösi ymmärtävän, voit rakentaa tarinan, jota he voivat seurata. Aloittaminen lopputulos mielessä sopii sekä yksisuuntaiseen että kaksisuuntaiseen viestintään.

Miten aloitat lopputulos mielessä? Ennen kuin viestit dataasi, kirjoita ylös keskeiset viestisi. Sitten, jokaisessa vaiheessa, kun valmistelet tarinaa, kysy itseltäsi: "Miten tämä liittyy tarinaan, jota kerron?"

Ole tietoinen – vaikka aloittaminen lopputulos mielessä on ihanteellista, et halua viestiä vain dataa, joka tukee haluamiasi johtopäätöksiä. Tämä on nimeltään "kirsikanpoiminta", joka tapahtuu, kun viestijä viestii vain dataa, joka tukee hänen näkökantaansa, ja jättää huomiotta muun datan.

Jos kaikki keräämäsi data tukee selkeästi haluamiasi johtopäätöksiä, hienoa. Mutta jos keräämäsi data ei tue johtopäätöksiäsi tai jopa tukee vastakkaista argumenttia, sinun tulisi viestiä myös tämä data. Jos näin tapahtuu, ole rehellinen yleisöllesi ja kerro, miksi valitset pysyä tarinassasi, vaikka kaikki data ei välttämättä tue sitä.

3. Lähesty sitä kuin oikeaa tarinaa

Perinteinen tarina etenee viidessä vaiheessa. Olet ehkä kuullut nämä vaiheet nimillä Esittely, Nouseva toiminta, Huipentuma, Laskeva toiminta ja Loppuratkaisu. Tai helpommin muistettavina: Konteksti, Konflikti, Huipentuma, Lopetus, Johtopäätös. Kun viestit dataasi ja tarinaasi, voit käyttää samanlaista lähestymistapaa.

Voit aloittaa kontekstilla, asettaa näyttämön ja varmistaa, että yleisösi on samalla sivulla. Sitten esittelet konfliktin. Miksi sinun piti kerätä tämä data? Mitä ongelmia yritit ratkaista? Sen jälkeen huipentuma. Mitä data on? Mitä data tarkoittaa? Mitä ratkaisuja data kertoo meille? Sitten pääset lopetukseen, jossa voit toistaa ongelman ja ehdotetut ratkaisut. Lopuksi päädyt johtopäätökseen, jossa voit tiivistää keskeiset viestisi ja suositella seuraavia askeleita.

4. Käytä merkityksellisiä sanoja ja ilmaisuja

Jos työskentelisimme yhdessä tuotteen parissa ja sanoisin sinulle: "Käyttäjämme käyttävät paljon aikaa alustallemme rekisteröitymiseen," kuinka kauan arvioisit "paljon aikaa" olevan? Tunti? Viikko? Vaikea tietää. Entä jos sanoisin saman koko yleisölle? Jokainen yleisön jäsen saattaisi päätyä eri käsitykseen siitä, kuinka kauan käyttäjät käyttävät aikaa alustallemme rekisteröitymiseen.

Entä jos sanoisin: "Käyttäjämme käyttävät keskimäärin 3 minuuttia rekisteröitymiseen ja alustallemme liittymiseen."

Tämä viesti on selkeämpi. Kun viestit dataa, voi olla helppoa ajatella, että yleisösi ajattelee samalla tavalla kuin sinä. Mutta näin ei aina ole. Selkeyden lisääminen datasi ja sen merkityksen ympärille on yksi vastuistasi viestijänä. Jos data tai tarinasi ei ole selkeä, yleisösi voi vaikeasti seurata sitä, ja on epätodennäköisempää, että he ymmärtävät keskeiset viestisi.

Voit viestiä dataa selkeämmin käyttämällä merkityksellisiä sanoja ja ilmaisuja sen sijaan, että käyttäisit epämääräisiä. Alla on muutamia esimerkkejä:

• Meillä oli vaikuttava vuosi!
  • Yksi henkilö voisi ajatella, että vaikuttava tarkoittaa 2 % - 3 %:n kasvua liikevaihdossa, ja toinen henkilö voisi ajatella, että se tarkoittaa 50 % - 60 %:n kasvua.
• Käyttäjiemme onnistumisprosentit kasvoivat huomattavasti.
  • Kuinka suuri kasvu on huomattava kasvu?
• Tämä projekti vaatii merkittävää panostusta.
  • Kuinka paljon panostusta on merkittävä?

Epämääräisten sanojen käyttö voi olla hyödyllistä johdantona tulevaan dataan tai tarinan yhteenvedossa. Mutta harkitse varmistamista, että jokainen esityksesi osa on selkeä yleisöllesi.

5. Käytä tunteita

Tunne on avain tarinankerronnassa. Se on vielä tärkeämpää, kun kerrot tarinaa datalla. Kun viestit dataa, kaikki keskittyy siihen, mitä haluat yleisösi ottavan mukaansa. Kun herätät tunteen yleisössä, se auttaa heitä samaistumaan ja tekee heistä todennäköisempiä toimimaan. Tunne myös lisää todennäköisyyttä, että yleisö muistaa viestisi.

Olet ehkä kokenut tämän aiemmin TV-mainoksissa. Jotkut mainokset ovat hyvin vakavia ja käyttävät surullista tunnetta yhdistääkseen yleisönsä ja korostaakseen esittämäänsä dataa. Tai jotkut mainokset ovat hyvin iloisia ja saavat sinut yhdistämään heidän datansa onnelliseen tunteeseen.

Miten käytät tunteita, kun viestit dataa? Alla on muutamia tapoja:

• Käytä todistuksia ja henkilökohtaisia tarinoita
  • Kun keräät dataa, yritä kerätä sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista dataa ja integroida molemmat tyypit viestiessäsi. Jos datasi on pääasiassa kvantitatiivista, etsi yksilöiden tarinoita oppiaksesi lisää heidän kokemuksistaan datasi kertomasta asiasta.
• Käytä kuvastoa
  • Kuvien avulla yleisö voi nähdä itsensä tilanteessa. Kun käytät kuvia, voit ohjata yleisöä kohti tunnetta, jonka haluat heidän kokevan datasi suhteen.
• Käytä värejä
  • Eri värit herättävät eri tunteita. Suosittuja värejä ja niiden herättämiä tunteita ovat alla. Ole tietoinen, että väreillä voi olla eri merkityksiä eri kulttuureissa.
    • Sininen herättää yleensä rauhan ja luottamuksen tunteita
    • Vihreä liittyy yleensä luontoon ja ympäristöön
    • Punainen liittyy yleensä intohimoon ja jännitykseen
    • Keltainen liittyy yleensä optimismiin ja onnellisuuteen

Viestintätapaustutkimus

Emerson on mobiilisovelluksen tuotepäällikkö. Emerson on huomannut, että asiakkaat lähettävät 42 % enemmän valituksia ja virheraportteja viikonloppuisin. Emerson on myös huomannut, että asiakkaat, jotka lähettävät valituksen, johon ei vastata 48 tunnin kuluessa, ovat 32 % todennäköisempiä antamaan sovellukselle arvosanan 1 tai 2 sovelluskaupassa.

Tutkimuksen jälkeen Emersonilla on pari ratkaisua, jotka voivat ratkaista ongelman. Emerson järjestää 30 minuutin tapaamisen kolmen yrityksen johtajan kanssa viestiäkseen datan ja ehdotetut ratkaisut.

Tämän tapaamisen aikana Emersonin tavoitteena on saada yrityksen johtajat ymmärtämään, että alla olevat kaksi ratkaisua voivat parantaa sovelluksen arvosanaa, mikä todennäköisesti johtaa korkeampaan liikevaihtoon.

Ratkaisu 1. Palkkaa asiakaspalvelijoita työskentelemään viikonloppuisin

Ratkaisu 2. Osta uusi asiakaspalvelujärjestelmä, jossa asiakaspalvelijat voivat helposti tunnistaa, mitkä valitukset ovat olleet jonossa pisimpään – jotta he voivat käsitellä ne ensisijaisesti. Kokouksessa Emerson käyttää 5 minuuttia selittääkseen, miksi huono arvio sovelluskaupassa on haitallista, 10 minuuttia tutkimusprosessin ja tunnistettujen trendien läpikäymiseen, 10 minuuttia viimeaikaisten asiakasvalitusten käsittelyyn ja viimeiset 5 minuuttia kahden mahdollisen ratkaisun pintapuoliseen esittelyyn.

Oliko tämä tehokas tapa Emersonille viestiä kokouksen aikana?

Kokouksen aikana yksi yrityksen johtajista keskittyi täysin niihin 10 minuuttiin, jotka Emerson käytti asiakasvalitusten käsittelyyn. Kokouksen jälkeen nämä valitukset olivat ainoa asia, jonka tämä johtaja muisti. Toinen johtaja keskittyi pääasiassa Emersonin kuvaukseen tutkimusprosessista. Kolmas johtaja muisti Emersonin ehdottamat ratkaisut, mutta ei ollut varma, miten ne voitaisiin toteuttaa.

Yllä olevassa tilanteessa on nähtävissä merkittävä ero sen välillä, mitä Emerson halusi johtajien vievän mukanaan kokouksesta, ja sen välillä, mitä he lopulta kokouksesta muistivat. Alla on toinen lähestymistapa, jota Emerson voisi harkita.

Miten Emerson voisi parantaa tätä lähestymistapaa?
Konteksti, Konflikti, Kliimaksi, Lopetus, Johtopäätös
Konteksti – Emerson voisi käyttää ensimmäiset 5 minuuttia koko tilanteen esittelyyn ja varmistaa, että johtajat ymmärtävät, miten ongelmat vaikuttavat yritykselle kriittisiin mittareihin, kuten liikevaihtoon.

Tämä voitaisiin esittää näin: "Tällä hetkellä sovelluksemme arvio sovelluskaupassa on 2,5. Sovelluskaupan arviot ovat kriittisiä sovelluskaupan optimoinnille, mikä vaikuttaa siihen, kuinka moni käyttäjä näkee sovelluksemme haussa ja miten potentiaaliset käyttäjät näkevät sovelluksemme. Ja tietenkin, käyttäjien määrä on suoraan sidoksissa liikevaihtoon."

Konflikti Emerson voisi sitten käyttää seuraavat 5 minuuttia konfliktin käsittelyyn.

Tämä voisi mennä näin: "Käyttäjät lähettävät 42 % enemmän valituksia ja virheraportteja viikonloppuisin. Asiakkaat, jotka lähettävät valituksen, johon ei vastata 48 tunnin kuluessa, ovat 32 % epätodennäköisempiä antamaan sovelluksellemme yli 2 tähden arviota sovelluskaupassa. Sovelluksemme arvion parantaminen sovelluskaupassa 4 tähteen parantaisi näkyvyyttämme 20–30 %, mikä ennusteeni mukaan lisäisi liikevaihtoa 10 %." Tietenkin Emersonin tulisi olla valmis perustelemaan nämä luvut.

Kliimaksi Perustelujen jälkeen Emerson voisi siirtyä kliimaksiin noin 5 minuutiksi.

Emerson voisi esitellä ehdotetut ratkaisut, selittää, miten ne ratkaisevat esitetyt ongelmat, miten ne voitaisiin toteuttaa nykyisiin työnkulkuihin, kuinka paljon ratkaisut maksavat, mikä olisi niiden ROI, ja ehkä jopa näyttää kuvakaappauksia tai mallinnuksia siitä, miltä ratkaisut näyttäisivät toteutettuina. Emerson voisi myös jakaa käyttäjien lausuntoja, jotka ovat odottaneet yli 48 tuntia valituksensa käsittelyä, ja jopa nykyisen asiakaspalvelijan lausunnon, jossa kommentoidaan nykyistä tikettijärjestelmää.

Lopetus Nyt Emerson voisi käyttää 5 minuuttia yrityksen kohtaamien ongelmien uudelleen kertomiseen, ehdotettujen ratkaisujen läpikäymiseen ja siihen, miksi juuri nämä ratkaisut ovat oikeat.

Johtopäätös Koska kyseessä on kokous, jossa on muutamia sidosryhmiä ja jossa käytetään kaksisuuntaista viestintää, Emerson voisi suunnitella jättävänsä 10 minuuttia kysymyksille varmistaakseen, että kaikki johtajille epäselväksi jäänyt voidaan selventää ennen kokouksen päättymistä.

Jos Emerson käyttäisi lähestymistapaa #2, on paljon todennäköisempää, että johtajat vievät kokouksesta mukanaan juuri sen, mitä Emerson halusi heidän vievän – että valitusten ja virheiden käsittelyä voitaisiin parantaa, ja että on olemassa kaksi ratkaisua, jotka voitaisiin ottaa käyttöön tämän parannuksen toteuttamiseksi. Tämä lähestymistapa olisi paljon tehokkaampi tapa viestiä Emersonin haluamat tiedot ja tarina.

Johtopäätös

Pääkohtien yhteenveto

• Viestiminen tarkoittaa tiedon välittämistä tai vaihtamista.
• Kun viestit dataa, tavoitteesi ei pitäisi olla vain numeroiden välittäminen yleisöllesi. Tavoitteesi pitäisi olla kertoa tarina, joka perustuu dataasi.
• On olemassa kahdenlaista viestintää: yksisuuntainen viestintä (tieto välitetään ilman vastaustarkoitusta) ja kaksisuuntainen viestintä (tieto kulkee edestakaisin).
• On monia strategioita, joita voit käyttää kertoessasi tarinaa datasi avulla. Viisi käsiteltyä strategiaa ovat:
  • Ymmärrä yleisösi, viestintävälineesi ja viestintätapasi
  • Aloita lopputulos mielessäsi
  • Lähesty sitä kuin oikeaa tarinaa
  • Käytä merkityksellisiä sanoja ja ilmauksia
  • Hyödynnä tunteita

Suositellut itseopiskeluresurssit

The Five C's of Storytelling - Articulate Persuasion

1.4 Your Responsibilities as a Communicator – Business Communication for Success (umn.edu)

How to Tell a Story with Data (hbr.org)

Two-Way Communication: 4 Tips for a More Engaged Workplace (yourthoughtpartner.com)

6 succinct steps to great data storytelling - BarnRaisers, LLC (barnraisersllc.com)

How to Tell a Story With Data | Lucidchart Blog

6 Cs of Effective Storytelling on Social Media | Cooler Insights

The Importance of Emotions In Presentations | Ethos3 - A Presentation Training and Design Agency

Data storytelling: linking emotions and rational decisions (toucantoco.com)

Emotional Advertising: How Brands Use Feelings to Get People to Buy (hubspot.com)

Choosing Colors for Your Presentation Slides | Think Outside The Slide

How To Present Data [10 Expert Tips] | ObservePoint

Microsoft Word - Persuasive Instructions.doc (tpsnva.org)

The Power of Story for Your Data (thinkhdi.com)

Common Mistakes in Data Presentation (perceptualedge.com)

Infographic: Here are 15 Common Data Fallacies to Avoid (visualcapitalist.com)

Cherry Picking: When People Ignore Evidence that They Dislike – Effectiviology

Tell Stories with Data: Communication in Data Science | by Sonali Verghese | Towards Data Science

1. Communicating Data - Communicating Data with Tableau [Book] (oreilly.com)

Jälkikokeen kysely

Kertaa juuri oppimasi yllä olevan jälkikokeen avulla!

Tehtävä

Markkinatutkimus

---

Vastuuvapauslauseke:
Tämä asiakirja on käännetty käyttämällä tekoälypohjaista käännöspalvelua Co-op Translator. Pyrimme tarkkuuteen, mutta huomioithan, että automaattiset käännökset voivat sisältää virheitä tai epätarkkuuksia. Alkuperäistä asiakirjaa sen alkuperäisellä kielellä tulee pitää ensisijaisena lähteenä. Kriittisen tiedon osalta suositellaan ammattimaista ihmiskääntämistä. Emme ole vastuussa tämän käännöksen käytöstä aiheutuvista väärinkäsityksistä tai virhetulkinnoista.